Buchungen – Definition, Varianten und deren Bedeutung

oliverschoch Oliver Schoch Veröffentlicht am: 25. April 2022 Letztes Update: 25. April 2022 Lesezeit: 7 Minuten
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Buchungen gibt es in allen Geschäftsbereichen und bei jedem Unternehmen, welches aktiv am operativen Geschäft teilnimmt. Im Bankbereich werden als Buchungen sämtliche Transaktionen bezeichnet, die zu einer Veränderung auf den Konten führen. Dementsprechend ist jeder Umsatz auf deinem Girokonto eine vorausgegangene Buchung durch das Kreditinstitut.

In unserem Beitrag erfährst du, was Buchungen sind und welchen Zweck sie haben. Ferner gehen wir darauf ein, wie eine Buchung funktioniert und was die Unterschiede zwischen beleghaften und beleglosen Buchungen sind. Dazu geben wir dir einige Beispiele und gehen zudem auf das Thema Gebühren bei Buchungen ein.

Das Wichtigste in Kürze

  • Bei der Buchung handelt es sich um die Erfassung eines Geschäftsvorfalls, der sich auf den Konten der Kund:innen und der Bank widerspiegelt
  • Im Bereich des Zahlungsverkehrs gibt es Buchungen in zwei Varianten, nämlich als beleghafte und beleglose Buchungen
  • Beispiele für beleghafte Buchungen sind zum Beispiel Scheckeinreichungen und Überweisungen, die per Überweisungsbeleg eingereicht werden
  • Im Bankbereich finden regelmäßige Buchungen in erster Linie auf dem Girokonto und einem Kreditkartenkonto statt

Was sind Buchungen?

Generell gesprochen handelt es sich bei Buchungen um die schriftliche Erfassung von Geschäftsvorfällen, die entsprechend ein Teil der gesamten Buchführung sind. Demzufolge finden Buchungen in allen Unternehmens statt und auch Solo-Selbstständige sowie Freiberufler müssen ihre Geschäftsvorfälle durch die entsprechenden Buchungen erfassen und zur Einsicht festhalten. Im Zusammenhang mit einem Konto bei Banken werden alle Bewegungen auf dem Konto nebst Transaktionen, bei der das Konto angesprochen wird, unter dem Begriff der Buchungen zusammengefasst. Anders ausgedrückt: Eine Buchung, unabhängig ob beleghaft oder beleglos, hat die Aufgabe, jede einzelne Kontobewegung zu dokumentieren.

Im Zusammenhang mit einer Buchung fällt häufiger auch der Begriff der Buchungsposten. Gemeint ist damit eine einzelne Verbuchung, die auf den Konten der Kund:innen stattfindet. Buchungsposten führen immer dazu, dass sich der Saldo auf dem Girokonto oder etwa dem Kreditkartenkonto verändert. Das gilt sowohl für beleghafte als auch für beleglose Buchungen, wie zum Beispiel Überweisungen. Wenn du also zum Beispiel auf deinen Geschäftskonten eine Einzahlung in Form einer Bareinzahlung vornimmst, führt dies zu einer Buchung auf dem angesprochenen Konto. Dementsprechend besteht die Kontoführung der Bank zu einem Großteil darin, fortlaufend Buchungen vorzunehmen.

Welchen Zweck Buchungen verfolgen

Buchungen haben den Zweck, dass sämtliche Transaktionen, bei denen Konten angesprochen werden, ordnungsgemäß erfasst und festgehalten werden. Durch die entsprechenden Buchungen lassen sich auf diese Weise alle Kontobewegungen nachhaltig dokumentieren, die zum Beispiel durch die folgenden Geschäftsvorfälle und Tätigkeiten ausgelöst wurden:

  • Bareinzahlung
  • Überweisung
  • Daueraufträge
  • Lastschrifteinzug

Im Durchschnitt am häufigsten wird eine Buchung durch eine Überweisung ausgelöst. Möchtest du also beispielsweise 300 Euro auf das Konto deiner(s) Partner:in überweisen, wird anschließend auf beiden Konten eine Buchung ausgelöst. Auf deinem Konto findet eine Sollbuchung statt, während dein(e) Partner:in eine Gutschrift über 300 Euro erhält. Buchungen dienen im Bankbereich als vereinfacht gesagt dazu, Geld von einem auf das andere Konto zu transferieren. Das gilt sowohl für Einzahlungen als auch für Überweisungen und sonstige Geschäftsvorfälle, wie zum Beispiel das Abbuchen von Daueraufträgen.

Diesen Zweck müssen Buchungen übrigens auf einer gesetzlichen Grundlage erfüllen, denn in mehreren Gesetzen ist bestimmt, dass ein Unternehmen Geschäftsvorfälle dokumentieren und nachweisen muss. Das gilt unter anderem auch für Kontobewegungen, die zum Beispiel auf Grundlage einer Kreditkarte beim Kunden erfolgen und dementsprechend auch Konten bei der Bank ansprechen.

So funktionieren Buchungen

Sämtliche Buchungen basieren auf den Buchungsgrundsätzen, wobei insbesondere im Bankenbereich der Buchungssatz: „Soll an Haben“ üblich ist, um die Funktionsweise einer Transaktion und Buchungen darzustellen. Wenn du also beispielsweise mit einer beleglosen Überweisung Geld an eine(n) Bekannte(n)transferieren möchtest, würde die Buchung in dem Fall ebenfalls „Soll an Haben“ lauten. Während dein Konto nämlich belastet wird, also eine Buchung im Soll stattfindet, wird auf der Gegenseite die entsprechende Buchung im Haben vorgenommen.

Das bedeutet, dass sich das Guthaben auf dem Konto des(r) Zahlungsempfänger:in vermehrt, während dein Guthaben geringer wird oder das bereits im Minus befindliche Konto noch weiter ins Soll gerät. Auf dieser Basis funktionieren sämtliche Buchungen, die im Bankenbereich durchgeführt werden, unabhängig davon, ob es sich um ein Privatkonto oder um ein Geschäftskonto handelt.

Unterschiede zwischen beleghaften und beleglosen Buchungen

Insbesondere, seitdem bei den Banken immer mehr online geschieht, werden Buchungen in zwei große Gruppen eingeteilt, nämlich:

  • Beleglose Buchungen
  • Beleghafte Buchungen

Von beleghaften Buchungen wird dann gesprochen, wenn dem entsprechenden Buchungsposten ein Papierbeleg zugrunde liegt. Dabei kann es sich zum Beispiel um einen Scheck handeln, den du nur zur Gutschrift auf dein Konto einzahlst. Dieser Beleg muss seitens der Bank aufbewahrt werden und stellt gleichzeitig die Grundlage einer beleghaften Buchung dar. In der Praxis berechnen die Banken für solche beleghaften Buchungen meistens eine Gebühr, die Kund:innen in Rechnung gestellt wird. Belege sind für die Kreditinstitute nämlich relativ aufwendig zu bearbeiten und zudem muss eine Archivierung stattfinden.

Das Gegenteil der beleghaften Buchungen sind die beleglosen Buchungen. Ein belegloser Buchungsposten wäre zum Beispiel eine Transaktion, die du im Rahmen des Online-Bankings durchführst. Die Gebühren für solche beleglosen Buchungen sind in aller Regel deutlich geringer, sodass die Kontoführungsgebühren generell bei Online-Konten normalerweise niedriger sind, als wenn du häufig eine beleghafte Buchung veranlasst. Es werden heute immer mehr Buchungen automatisch und somit beleglos durchgeführt, was nicht nur für Überweisungen, sondern insbesondere für einen Dauerauftrag, eine Lastschrift oder auch Einzahlungen von einem Konto gilt.

Beispiele für beleghafte und beleglose Buchungen

Im Folgenden möchten wir einige Beispiele aus der Praxis nennen, die sich einerseits auf beleglose und zum anderen auf beleghafte Buchungen beziehen. In Form eines Beleges werden insbesondere die folgenden Buchungen durchgeführt:

  • Überweisungsformulare
  • Scheckeinreichung
  • Bareinzahlung
  • Barauszahlung

Bei all diesen Buchungen liegt der Bank ein Beleg zugrunde, wenn du beispielsweise auf dein Konto einzahlen möchtest. Dann musst du bzw. die/der Bankmitarbeiter:in einen Einzahlungsbeleg ausfüllen.

Demgegenüber gibt es die folgenden Beispiele für beleglose Buchungen, die sich übrigens in der Summe meistens positiv auf die Kontoführungsgebühren auswirken, als es bei beleghaften Buchungen im Vergleich der Fall ist:

  • Zahlung mittels Bank- oder Kreditkarten
  • Lastschrifteinzug
  • Bargeldverfügung am Automaten
  • Elektronische Überweisung per Online-Banking
  • DATEV-Übertragungen

Bei Direktbanken zum Beispiel gibt es ausschließlich solche beleglosen Buchungen, da keine Geschäftsstellen existieren, in denen Kund:innen beleghafte Buchungen veranlassen könnten. Dementsprechend sind die Kosten für die Kontoführung einer Direktbank noch heute oft günstiger als bei Filialbanken, was noch weitere Gründe hat.

Hinweis

Wenn du die Möglichkeit hast, zwischen einer beleghaften und einer beleglosen Buchung zu wählen, solltest du in der Regel die Buchung ohne Beleg favorisieren. Der Grund besteht darin, dass Transaktionen auf Grundlage von Belegen bei den meisten Banken zu einer deutlich höheren Kontoführungsgebühr bzw. zu Entgelten für Buchungsposten führen.

Gebühren für Buchungen

Die meisten Kreditinstitute berechnen eine monatliche Kontoführungsgebühr. Ob darin allerdings die Kosten für Buchungen bereits enthalten sind oder nicht, hängt vom gewählten und angebotenen Gebührenmodell ab. Diesbezüglich gibt es am Markt insbesondere die folgenden drei Varianten:

  • Grundgebühr enthält alle gewöhnlichen Leistungen
  • Mischung aus Grundgebühr plus Einzelabrechnung der Buchungsposten
  • Ausschließlich Einzelabrechnung der Buchungsposten

Bei vielen Banken sind in der Grundgebühr alle Geschäftsvorgänge und Leistungen enthalten, insbesondere beleglose Buchungen. Es kann allerdings passieren, dass beleghafte Buchungen Extrakosten sind, die nicht in der Grundgebühr eingerechnet werden. Was die Summe der Kontoführungsgebühren angeht, gibt es zum Teil deutliche Unterschiede zwischen den Kreditinstituten. Daher ist es definitiv anzuraten, zwischen den Anbieter:innen zu vergleichen, beispielsweise anhand der monatlich anfallenden Kosten.

Fazit zu Buchungen

Buchungen sind im Bankverkehr alltäglich und finden mehrerer Millionen Mal am Tag statt. Es lässt sich zwischen beleghaften und beleglosen Buchungen differenzieren, was in erster Linie im Hinblick auf die Gebühren, die Kund:innen zahlen müssen, ein großer Unterschied sein kann. Grundsätzlich wird jede Buchung auf dem Konto festgehalten, weil ein entsprechender Geschäftsvorgang zugrunde liegt.

Häufige Fragen und unsere Antworten zu Buchungen

Was ist eine beleghafte Buchung?

Wie der Name bereits vermuten lässt, handelt es sich bei einer beleghaften Buchung um einen Buchungsposten, der auf Grundlage eines Beleges entsteht. Typische beleghafte Buchungen sind in dem Zusammenhang Bareinzahlungen, die Einreichung von Schecks oder auch Überweisungsbelege.

Was ist eine beleglose Buchung?

Insbesondere seit Einführung des Online-Bankings gibt es eine stetig wachsende Anzahl belegloser Buchungen. Damit ist gemeint, dass kein Überweisungsträger oder Scheckeinreicher mehr ausgefüllt wird, sondern stattdessen findet die Buchung komplett ohne Belege und demzufolge online statt.

Kann eine Buchung rückgängig gemacht werden?

Ob eine Buchung rückgängig gemacht werden kann oder nicht, hängt in erster Linie davon ab, um welche Art Buchung es sich gehandelt hat und zu welchem Zeitpunkt die Buchung erfolgt ist. Überweisungen zum Beispiel können in der Regel nicht einfach zurückgebucht werden, Lastschrift hingegen in der Regel innerhalb von mindestens sechs Wochen schon.

Wie lange dauert eine Buchung?

Insbesondere Online-Buchungen nehmen heutzutage aufgrund der Automatisierung oft nur wenige Minuten ein. Bei einer sogenannten Echtzeitüberweisung ist das Geld entsprechend häufig schon wenige Minuten später auf dem Konto der Empfänger:innen. Bei beleghaften Buchungen dauert es allerdings etwas länger, denn dann können zwischen Abgabe des Beleges und Verbuchung auf dem Empfängerkonto durchaus schon mal ein bis drei Tage vergehen.

Oliver Schoch

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Als gelernter Bankkaufmann habe ich mich 2008 als Finanz-Journalist selbstständig gemacht. Seitdem verfasse ich nun in Vollzeit als Freiberufler nahezu ausnahmslos Beiträge zu Finanz- und Wirtschaftsthemen, wie Börse, Aktien, Geldanlage, Vermögensaufbau, Versicherungen und Finanzierungen. Zu meinem Repertoire zählen u.a. Ratgeber, Fachtexte, News, Blogbeiträge und eBooks.