Reibungslose Übergabe mit Wohnungsübergabeprotokoll vollziehen

Sercan
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Letzte Überarbeitung am 9. Dezember 2022
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Soll eine Wohnung übergeben werden, ist es sehr vorteilhaft, dies mithilfe eines Wohnungsübergabeprotokolls durchzuführen. Denn ohne ein solches Protokoll kann es leicht zu Unstimmigkeiten zwischen Mieter:innen und Vermieter:innen kommen.

Die Erstellung eines Übergabeprotokolls bringt einige Vorteile mit sich, auf die wir in diesem Artikel näher eingehen möchten. Außerdem erfährst du, wie eine Wohnungsübergabe eigentlich abläuft und was es dabei zu beachten gilt. Zudem haben wir eine Liste mit Inhalten eines Übergabeprotokolls für dich erstellt, damit du weißt, was hier festgehalten werden sollte.

Das Wichtigste in Kürze

  • Bei einem Wohnungsübergabeprotokoll handelt es sich um ein Dokument, in welchem der Zustand eines Mietobjekts festgehalten wird.
  • In einem Übergabeprotokoll können Schäden und Mängel an einer Wohnung schriftlich festgehalten werden, sodass ersichtlich ist, ob Mieter:innen oder Vermieter:innen für einen Schaden aufkommen müssen.
  • Durch die Verwendung eines Übergabeprotokolls wird Rechtssicherheit geschaffen. Zudem kommt es so seltener zu Streitigkeiten zwischen Mieter:innen und Vermieter:innen.
  • Selbst wenn Mieter:innen die Unterschrift eines solchen Protokolls verweigern, gilt das Mietobjekt nach Übergabe der Schlüssel als abgegeben. Es besteht nämlich keine gesetzliche Pflicht zur Erstellung des Protokolls.
  • In einem Übergabeprotokoll sollten neben Schäden noch weitere Informationen festgehalten werden, beispielsweise der aktuelle Zählerstand.

Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?

Als Wohnungsübergabeprotokoll bezeichnet man das schriftliche Festhalten des Zustands einer Mietimmobilie. Das Protokoll wird an Mieter:innen bei deren Einzug übergeben sowie an Vermieter:innen, wenn die Mieter:innen wieder ausziehen.

Wohnungsübergabeprotokoll erklärt

Das Wohnungsübergabeprotokoll soll die während des Mietzeitraums durch Mieter:innen entstandenen Schäden bei deren Auszug festhalten. Übergeben Vermieter:innen die Wohnung an neue Mieter:innen, soll das Protokoll die bereits bestehenden Mängel der Wohnung festhalten. Für alle nicht in diesem Dokument festgehaltenen Schäden können Mieter:innen bei Auszug aus der Wohnung haftbar gemacht werden, was hohe Kosten nach sich ziehen kann.

Zweck eines Wohnungsübergabeprotokolls

Der Zweck eines Wohnungsübergabeprotokolls besteht darin, den Zustand einer Immobilie sowohl beim Ein- als auch beim Auszug zu dokumentieren. So kann schriftlich belegt werden, in welchem Zustand sich die Wohnung befunden hat, sodass sich keine Streitigkeiten ergeben. Denn es ist nicht unwahrscheinlich, dass sich Mieter:innen und Vermieter:innen uneinig darüber sind, wer für welchen Schaden verantwortlich ist. Mieter:innen könnten behaupten, dass ein Schaden schon bei deren Einzug bestanden hat, während Vermieter:innen der festen Überzeugung sind, dass die Mängel erst während der Mietdauer durch die Mieter:innen verursacht wurden. Unabhängig davon, ob du ein Objekt mieten oder kaufen möchtest, sollte daher ein solches Protokoll erstellt werden, um die Mängel eines Objekts zu dokumentieren.

Hinweis

Das Wohnungsübergabeprotokoll soll Streitigkeiten verhindern, indem schriftlich dokumentiert wird, welche Schäden beim Ein- bzw. Auszug bestanden haben.

Zeitpunkt der Protokollerstellung

Sobald Vermieter:innen eine Wohnung an Mieter:innen übergeben, sollten sie ein Wohnungsübergabeprotokoll erstellen und dort etwaige Schäden festhalten. Dieses können sie nach der Übergabe der Wohnung von Mieter:innen unterzeichnen lassen. Es gibt allerdings kein Gesetz, welches Mieter:innen dazu verpflichtet, das Protokoll zu unterschreiben, wenn sie mit dem Inhalt nicht einverstanden sind.

Hinweis

Auch wenn Mieter:innen das Protokoll nicht unterschreiben, gilt die Immobilie nach Übergabe des Schlüssels trotzdem als abgegeben.

Wie sieht ein Wohnungsübergabeprotokoll aus?

Es kann nicht pauschal beantwortet werden, wie ein Wohnungsübergabeprotokoll genau auszusehen hat. Denn die Erstellung eines solchen Protokolls ist nicht vom Gesetzgeber geregelt. Das bedeutet, dass es keine Vorschriften hinsichtlich der Form gibt. Je nach Einzelfall kann ein Wohnungsübergabeprotokoll daher unterschiedlich aussehen.

Inhalte des Wohnungsübergabeprotokolls

Ein Wohnungsübergabeprotokoll dient insbesondere dem Festhalten von Schäden an einer Wohnung oder einem Haus. Darüber hinaus sollten auch die persönlichen Daten im Protokoll angegeben werden. Dabei können neben Name und Adresse von Vermieter:innen sowie Mieter:innen auch die Daten von Zeug:innen wie beispielsweise Makler:innen festgehalten werden.

Die Anschrift der Wohnung sollte ebenfalls angegeben werden, genau wie der Zeitpunkt der Übergabe. Außerdem sollte im Protokoll dokumentiert werden, wie viele und welche Schlüssel übergeben wurden. Neben dem Haustür- und Wohnungsschlüssel könnten dies zum Beispiel Ersatzschlüssel sowie ein Schlüssel für den Briefkasten oder Keller sein.

Zudem ist es sinnvoll, die gegenwärtigen Zählerstände von Wasser, Strom und Gas zu erfassen, damit beim Auszug der genaue Verbrauch ermittelt werden kann. Dies gilt auch für den Inhalt eines Heizöltanks, sollte dieser vorhanden sein. Auch wenn das Objekt in einem besonders sauberen Zustand übergeben wurde, kann dies im Protokoll festgehalten werden. Um eine bessere Übersicht zu gewährleisten, haben wir eine Liste aller wichtigen Daten für dich erstellt:

  • bestehende Mängel sowie Schäden
  • persönliche Daten
  • Wohnungsanschrift
  • Übergabedatum
  • Anzahl und Art der Schlüssel
  • Aktuelle Zählerstände
  • Inhalt des Heizöltanks
  • Sauberkeit

Ablauf der Wohnungsübergabe

In der Regel wird ein Mietobjekt kurz vor Ende der Mietdauer übergeben. Dabei sollte die Wohnung leer sein, damit Schäden leicht zu erkennen sind. Du solltest persönlich erscheinen und im Optimalfall noch eine:n Zeug:in mitnehmen. Vom Gesetzgeber ist zwar nur der Auszug um 24 Uhr am letzten Tag des Mietzeitraums vorgeschrieben, allerdings ist es in der Praxis üblich, sich mit Vermieter:innen abzusprechen. So kann ein Termin gefunden werden, welcher beiden Parteien zusagt. Du musst allerdings keinesfalls einen von Vermieter:innen vorgeschlagenen Termin akzeptieren, wenn dieser zu früh stattfinden soll.

Nachdem du dich mit Vermieter:innen auf einen Übergabetermin geeinigt hast, muss die Wohnung zum Termin gereinigt werden, da diese besenrein an Vermieter:innen übergeben werden muss. Sie sollte zudem vollständig geräumt sein, damit Schäden schnell erkennbar sind. Mängel müssen beseitigt werden, wobei du mit Vermieter:innen absprechen kannst, ob du dich selbst um die Reparaturen kümmerst oder sie Handwerker:innen beauftragen und dir in Rechnung stellen. Unter Umständen muss renoviert werden, wenn dies im Mietvertrag so festgehalten wurde. Anschließend wird die Wohnung während der Übergabe zusammen mit Vermieter:innen begutachtet. Dabei sollte ein Wohnungsübergabeprotokoll erstellt werden, um alles schriftlich festzuhalten. Danach können die Schlüssel an Vermieter:innen übergeben werden.

  • Übergabetermin festlegen
  • Wohnung reinigen
  • vollständige Räumung
  • Mängel beseitigen
  • eventuelle Renovierungsarbeiten vornehmen
  • Begutachtung der Wohnung
  • Erstellung des Wohnungsübergabeprotokolls
  • Übergabe der Schlüssel
Hinweis

Die Wohnung ist dann offiziell übergeben, wenn Vermieter:innen alle Schlüssel wieder in der Hand halten.

Was gilt es zu beachten?

Bei der Wohnungsübergabe sollte unbedingt in einem Wohnungsübergabeprotokoll festgehalten werden, ob es Mängel gibt und wie diese zu beseitigen sind, welche Schlüssel übergeben wurden und was die Zählerstände zum Zeitpunkt des Auszugs anzeigen. Eine zusätzliche Absicherung ist durch das Mitbringen von Zeug:innen möglich. Grundsätzlich gilt, dass Vermieter:innen nach der Übergabe der Wohnung keine Forderungen mehr an Mieter:innen stellen können. Das gilt insbesondere dann, wenn die Pflichten von Mieter:innen schriftlich im Wohnungsübergabeprotokoll festgehalten wurden. Selbst wenn Vermieter:innen das Protokoll nicht unterschreiben möchten, können Mieter:innen es trotzdem erstellen und von Zeug:innen unterzeichnen lassen. Unter Umständen können Vermieter:innen aber dennoch Nachbesserungen von Mieter:innen verlangen. Dies gilt dann, wenn Mieter:innen Schäden absichtlich verschwiegen haben.

Wichtig ist, dass Mieter:innen die Wohnung in einem ordnungsgemäßen Zustand hinterlassen. So muss zum Beispiel eine gesprungene Bodenfliese repariert werden, normale Abnutzungen wie verfärbte Fugen oder kleine Kratzer an einer Tür zählen jedoch gemäß § 538 BGB nicht dazu und müssen somit nicht von Mieter:innen behoben werden.

Die Wohnung muss nur dann vor dem Auszug renoviert werden, wenn dies im Mietvertrag geregelt ist. Allerdings solltest du hier unbedingt darauf achten, dass die entsprechende Klausel im Mietvertrag auch rechtens ist. So musst du zum Beispiel nicht alle Räume neu streichen oder tapezieren, selbst wenn das im Mietvertrag so vereinbart wurde. Hast du eine Wand aber in einem anderen Farbton gestrichen, kann eine Zurücksetzung in den ursprünglichen Zustand verlangt werden.

Adressaten des Wohnungsübergabeprotokolls

Es ist extrem wichtig, dass du dir das Wohnungsübergabeprotokoll von Vermieter:innen aushändigen lässt. Es müssen immer sowohl Vermieter:in als auch Mieter:in eine Abschrift des Protokolls erhalten. Denn wenn nur eine Partei das Protokoll erhält, könnte diese auch nach der Unterschrift beider Parteien nachträglich etwas hinzufügen. Daher müssen beide Parteien das Protokoll am Ende des Wohnungsübergabetermins unterzeichnen und jeweils ein Exemplar erhalten.

Voraussetzungen einer anstandslosen Wohnungsübergabe

Eine Voraussetzung für eine reibungslose Übergabe der Wohnung ist, dass sowohl Mieter:innen als auch Vermieter:innen anwesend sind. Erscheint eine der beiden Parteien nicht zur Wohnungsübergabe, kann dies negative Konsequenzen nach sich ziehen. Nehmen Mieter:innen den Termin nicht wahr und erhalten Vermieter:innen deshalb ihr Eigentum nicht rechtzeitig zurück, können diese gemäß § 546a BGB Schadensersatz in Höhe der vereinbarten oder ortsüblichen Miete verlangen. Erscheinen dagegen Vermieter:innen nicht zum vereinbarten Termin und können Mieter:innen deshalb nicht rechtzeitig in die Wohnung einziehen, müssen Vermieter:innen die entstehenden Mehrkosten tragen.

Die Wohnung muss immer besenrein übergeben werden. Das gilt auch dann, wenn dies nicht im Mietvertrag festgehalten wurde. Besenrein bedeutet, dass grober Schmutz entfernt werden muss – Teppichböden müssen gesaugt und Parkett- oder Fliesenböden gefegt werden. Spinnweben und Ablagerungen von Kalk sowie Schmierschichten in Bad und Küche müssen entfernt werden. Lebensmittel müssen aus dem Kühlschrank entfernt werden. Fenster müssen nur dann geputzt werden, wenn diese grob verschmutzt sind. Sollten Mieter:innen selbst Schäden verursacht haben, sind sie dazu verpflichtet, diese eigenständig wieder zu beseitigen.

Vorteile des Protokolls bei der Wohnungsübergabe

Die Anfertigung eines Wohnungsübergabeprotokolls bietet gleich mehrere Vorteile. Denn so können bereits bestehende Schäden im Protokoll festgehalten und nachgewiesen werden. Dies kann vor hohen Kosten schützen, da so klar ist, wer für die Mängel verantwortlich ist. Verlangen Vermieter:innen beispielsweise nach der Übergabe der Wohnung eine Beseitigung von Mängeln, kann über das Protokoll nachgewiesen werden, dass diese bereits vor der Wohnungsübergabe bestanden haben und Mieter:innen nicht zur Zahlung bzw. Behebung dieser Mängel verpflichtet sind. Das Protokoll stellt demnach ein rechtssicheres Dokument dar.

Zudem kann durch das Protokoll viel Stress und zeitlicher Aufwand vermieden werden, da es durch dieses Dokument viel seltener zu Streitigkeiten kommt. Schließlich ist alles schriftlich im Protokoll festgehalten.

  • Schadensnachweis
  • Schutz vor Kosten
  • rechtliche Sicherheit
  • Zeitersparnis

Vorlage zum kostenlosen Download

Glücklicherweise musst du ein solches Dokument nicht selbst erstellen, denn es gibt einige Webseiten, die Vorlagen zum kostenlosen Download anbieten. Dies ist zum Beispiel bei Vertragsfix.de möglich. Hier kannst du das Protokoll als Word-Dokument oder PDF herunterladen.

Fazit

Ein Wohnungsübergabeprotokoll dient dem Zweck, den Zustand eines Mietobjekts sowie eventuelle Schäden oder Mängel schriftlich festzuhalten. Dieses Dokument ist von sehr großer Bedeutung und sollte bei jeder Wohnungsübergabe angefertigt werden, da sich so einige Vorteile erzielen lassen.

Sollte es zu Streitigkeiten zwischen den Parteien kommen, steht nicht mehr das Wort von Vermieter:innen gegen das der Mieter:innen, sondern bestehende Mängel sind bereits im Übergabeprotokoll dokumentiert. Dabei sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass beide Parteien eine Ausführung dieses Dokuments erhalten, damit im Nachhinein vonseiten einer Partei nichts mehr ergänzt werden kann.

FAQ: Fragen und Antworten zum Wohnungsübergabeprotokoll

Wie verfasst man ein Wohnungsübergabeprotokoll?

Ein Wohnungsübergabeprotokoll muss nicht zwingend selbst erstellt werden. Stattdessen kannst du eine der vielen kostenlosen Vorlagen im Internet nutzen.

Ist ein Wohnungsübergabeprotokoll Pflicht?

Die Erstellung eines Wohnungsübergabeprotokolls ist nicht vom Gesetzgeber vorgeschrieben, sodass keine Pflicht besteht.

Was gilt als Mangel bei der Wohnungsübergabe?

Gewöhnliche Gebrauchsspuren gelten nicht als Mängel. Außergewöhnliche Schäden wie zum Beispiel eine kaputte Fliese oder ein Brandloch jedoch schon.

Wie lange haben Vermieter:innen Zeit, nach Auszug Mängel geltend zu machen?

Vermieter:innen haben grundsätzlich ein halbes Jahr nach der Übergabe Zeit, um Mängel an der Wohnung geltend zu machen. Nach Ablauf dieser Frist verjährt dieser Anspruch.

Welche Mängel müssen Mieter:innen beseitigen?

Mieter:innen müssen selbst verursachte Mängel beseitigen. Wenn zum Beispiel eine Fliese gesprungen ist, weil Mieter:innen ein schwerer Gegenstand heruntergefallen ist, müssen diese den Defekt beheben.

Was heißt ordnungsgemäßer Zustand bei Auszug?

Ordnungsgemäßer Zustand bedeutet in diesem Kontext, dass grobe Schäden und Mängel, die durch Mieter:innen während des Mietzeitraums entstanden sind, beseitigt wurden.

Wann ist ein Übergabeprotokoll unwirksam?

Ein Übergabeprotokoll ist dann unwirksam, wenn der Zustand der Wohnung nur allgemein beschrieben und nicht auf Details eingegangen wurde. Die bloße Beschreibung, dass sich eine Wohnung nicht im ordnungsgemäßen Zustand befindet, ist dementsprechend unzulässig.

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Sercan Kahraman

Veröffentlicht von

Ich bin seit Jahren Privatanleger und bin bei OnlineBanken.com der Projektleiter sowie dafür zuständig, dass die Inhalte im Internet gut gefunden und oft gelesen werden.