Mitarbeitergespräch: Leitfaden mit Checkliste und Tipps für die optimale Gestaltung
Mitarbeitergespräche finden in den verschiedensten Betrieben statt und dienen der Konstruktivität – doch nicht immer erzielen sie die gewünschte Wirkung. Denn obwohl ein solches Gespräch zu vielen Vorteilen führen kann, sowohl für Mitarbeitende als auch für Vorgesetzte, kann es bei schlechter Ausführung auch großen Schaden anrichten. Daher zeigen wir in diesem Artikel nicht nur die Vor- und Nachteile von Mitarbeitergesprächen auf, sondern geben dir auch einen Leitfaden mit an die Hand, wie ein solches Gespräch optimal umgesetzt werden kann und welche Aspekte es hier zu beachten gilt.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Mitarbeitergespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter:in stellt ein Meeting dar, in welchem es in der Regel um die Mitarbeiterentwicklung oder die Auswertung vergangener Ergebnisse geht.
- Es gibt verschiedene Anlässe für Mitarbeitergespräche. Ein Kritikgespräch dient zum Beispiel dazu, Mitarbeiter:innen auf Fehler aufmerksam zu machen.
- Ein solches Gespräch kann bei richtiger Ausführung das Vertrauen der Mitarbeiter:innen in die Führungskraft fördern und somit zu einer stärkeren Mitarbeiterbindung führen.
- Zu den Nachteilen des Mitarbeitergesprächs zählt neben dem zeitlichen Aufwand auch, dass Mitarbeiter:innen bei schlechter Durchführung vergrault werden könnten.
- Das Gespräch sollte gut vorbereitet sein, damit die investierte Zeit so effizient wie möglich genutzt werden kann.
Was ist ein Mitarbeitergespräch?
Unter einem Mitarbeitergespräch wird ein Gespräch zwischen Vorgesetzten und einem / einer Mitarbeiter:in verstanden, wobei ein bestimmtes Ziel verfolgt wird. Ein Mitarbeitergespräch wird in der Regel bereits im Vorfeld geplant und sollte gut vorbereitet sein, da es um die Auswertung von Arbeitsergebnissen und die Entwicklung der Mitarbeiter:innen geht. Durch ein solches Gespräch wird eine verbesserte Zusammenarbeit angestrebt, was sich positiv auf die Arbeitsergebnisse der Mitarbeiter:innen auswirken und somit zu einer Optimierung der Arbeitsqualität führen soll.
Welche Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es?
Je nach Mitarbeiter:in und Situation kann eine andere Form des Gesprächs sinnvoll sein. Das sogenannte Anerkennungsgespräch zum Beispiel soll Mitarbeiter:innen motivieren, indem Anerkennung für deren Stärken ausgesprochen wird. Hierdurch erfahren Mitarbeitende ein Erfolgserlebnis, was zu einer hohen Arbeitsmoral beitragen kann.
Das Gegenteil eines solchen Gesprächs ist das Ermahnungsgespräch. Dies wird in der Regel dann geführt, wenn ein:e Mitarbeiter:in keine zufriedenstellende Arbeit abliefert und zurück in die Spur gebracht werden soll. Hierdurch soll eine Kündigung vermieden werden, indem Mitarbeiter:innen konstruktives Feedback zu ihrer fehlerhaften Arbeitsleistung erhalten und sich infolgedessen verbessern können.
Über ein Qualifikationsgespräch können Führungskräfte die Stärken sowie Schwächen von Mitarbeiter:innen analysieren. Darauf basierend können individuell Weiterbildungen empfohlen werden, sodass die Beschäftigten die notwendigen Zusatzqualifikationen erhalten, die für eine besonders gute Arbeitsleistung erforderlich sind.
Daneben gibt es noch das sogenannte Konfliktgespräch. Innerhalb eines Unternehmens können immer wieder Konflikte zwischen Mitarbeiter:innen auftreten. Für ein harmonisches Arbeitsklima sollten diese so schnell wie möglich beigelegt werden. Ein konstruktives Konfliktgespräch kann hierbei Abhilfe schaffen und das Problem aus der Welt räumen.
Ziele und Nutzen von Mitarbeitergesprächen
Das Ziel eines Mitarbeitergesprächs besteht grundsätzlich darin, gegenseitiges Feedback auszutauschen und zukünftige Ziele sowie Entwicklungsschritte zu besprechen. Dabei können je nach Situation und Mitarbeiter:in unterschiedliche Themenschwerpunkte gesetzt werden. Denn es gibt nicht das eine Mitarbeitergespräch oder den einen Ablauf, welcher immer wieder auf dieselbe Art und Weise durchgeführt wird. Der Nutzen eines solchen Gesprächs kann vielfältiger Natur sein und hängt auch davon ab, wie gut die Führungskraft dieses Gespräch führt.
Fühlen sich Mitarbeiter:innen verstanden und werden sie für ihren Arbeitseinsatz gelobt, kann hierdurch die Mitarbeiterbindung gestärkt werden, sodass sich eine höhere Motivation ergibt, Bestleistungen für das Unternehmen zu erzielen. Zudem kann so das Vertrauen zwischen Mitarbeiter:innen und Vorgesetzten wachsen. Ziele können klar kommuniziert und Aufgaben delegiert werden. Ein weiterer Nutzen von Mitarbeitergesprächen besteht darin, mögliche Weiterbildungsmöglichkeiten aufzuzeigen, um die Mitarbeitenden optimal auf ihre gegenwärtigen sowie zukünftigen Aufgaben vorzubereiten.
Was sind die Anlässe?
Je nach Anlass ist die Wahl einer bestimmten Form des Mitarbeitergesprächs von Vorteil. Ein Qualifikationsgespräch kann beispielsweise dann zum Einsatz kommen, wenn eine Führungskraft zu dem Schluss kommt, dass einzelne Mitarbeitende für bestimmte Aufgaben nicht ausreichend qualifiziert sind. Ein Kritikgespräch bietet die Möglichkeit, konstruktive Kritik zu üben und Beschäftigte auf ihre Fehler aufmerksam zu machen, damit diese in Zukunft leichter vermieden werden können. Konfliktgespräche sind das Mittel der Wahl, wenn es innerhalb eines Unternehmens zu Unstimmigkeiten kommt, die beigelegt werden müssen, damit die Mitarbeiter:innen den Kopf wieder frei für ihre Arbeit haben. Halbjahres- und Jahresgespräche werden in regelmäßigen Abständen durchgeführt, um zu prüfen, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden – und falls nicht, was die Gründe dafür sind.
Was sind die Vor- und Nachteile?
Zu den vielen Vorteilen von Mitarbeitergesprächen zählt, dass dadurch das Vertrauen zwischen Vorgesetzten und Angestellten gestärkt werden kann. Weiterhin dienen sie der Gestaltung eines gesunden Arbeitsklimas und können Mitarbeiter:innen ans Unternehmen binden, wenn diese konstruktives Feedback erhalten und sich weiterentwickeln können.
Durch Mitarbeitergespräche kann herausgefunden werden, wo die Stärken und Schwächen der einzelnen Mitarbeiter:innen liegen. Darauf basierend können Fortbildungen veranlasst werden, sodass eine zufriedenstellende Erfüllung der Aufgaben gewährleistet wird.
Lob und Anerkennung für positive Leistungen können zu einer höheren Motivation der Mitarbeitenden führen, sodass diese eine gute Arbeitsmoral an den Tag legen. Die klare Kommunikation über Ziele und zu bewältigende Aufgaben sorgt dafür, dass die Angestellten stets wissen, worauf sie hinarbeiten und welche Arbeiten mit welcher Priorität erledigt werden müssen. Konflikte können im Rahmen eines solchen Gesprächs ebenfalls bewältigt werden.
Ein Nachteil kann darin bestehen, dass viel Zeit investiert werden muss und ein gutes Mitarbeitergespräch einiger Vorbereitung bedarf. Wird auf jegliche Planung verzichtet und das Gespräch nicht gut geführt, kann es auch Schaden anrichten. Wenn die Führungskraft Kritik nicht feinfühlig äußert, können Mitarbeitende auch vergrault werden.
- Größeres Vertrauen zwischen Mitarbeiter:innen und Vorgesetzten
- Gesundes Arbeitsklima
- Bindung von Mitarbeitenden ans Unternehmen
- Freisetzung von Entwicklungspotenzialen
- Konfliktbewältigung
- Höhere Mitarbeitermotivation
- Kommunikation über Ziele und Aufgaben
- Zeitintensiv
- Schädlich bei schlechter Durchführung
Rechtliche Dimension
Aus § 106 Gewerbeordnung (GewO) ergibt sich, dass die Teilnahme von Beschäftigten an einem Mitarbeitergespräch durch Arbeitgeber:innen angeordnet werden kann. Diese haben die Berechtigung, Mitarbeiter:innen zur Teilnahme an einem Gespräch zu verpflichten, wenn es um bestimmte Weisungen oder die Nichterfüllung der Arbeitsleistung geht. Eine Pflicht an der Teilnahme besteht auch dann, wenn es um die Aufrechterhaltung der betrieblichen Ordnung oder das Verhalten von Angestellten geht. Keine Verpflichtung zur Teilnahme besteht, wenn der Arbeitsvertrag so verändert werden soll, dass sich die Situation für den / die Mitarbeiter:in verschlechtert. Dies gilt auch, wenn der Vertrag ganz aufgehoben werden soll.
Phasen des Mitarbeitergesprächs
In den nächsten Abschnitten werden wir dir im Detail die einzelnen Phasen eines Mitarbeitergesprächs vorstellen, damit du einen guten Überblick erhältst, wie ein solches Gespräch abläuft.
Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs
Der Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch kommt eine besondere Bedeutung zu. Denn nur, wenn das Gespräch gut vorbereitet wird, kann die Zeit effizient genutzt und das Maximum aus der Unterhaltung herausgeholt werden. Durch eine gute Vorbereitung bringt man Mitarbeiter:innen Wertschätzung entgegen, was wiederum das Vertrauensverhältnis verbessert. Es ist empfehlenswert, dass die Führungskraft hier einen Gesprächsleitfaden erstellt, der während der Unterhaltung zur Orientierung dient.
Durchführung des Mitarbeitergesprächs
Zuerst geht es in die Aufwärmphase, die aus einer höflichen Begrüßung und ein bisschen Small Talk besteht, um für eine positive Atmosphäre zu sorgen. Anschließend wird der Ablauf des Gesprächs mit dem / der Angestellten besprochen. Falls bereits Ziele vereinbart wurden, können diese im Anschluss besprochen werden. Hier sollte ein offener Dialog mit Mitarbeiter:innen geführt werden. Anschließend können diese ihre eigene Sichtweise zu den Prozessen im Unternehmen schildern. Dabei sollte die Führungskraft hauptsächlich zuhören. Danach können Vorgesetzte ihr Feedback zum / zur Mitarbeiter:in geben und positive wie negative Aspekte benennen. Im letzten Schritt werden konkrete Maßnahmen und Ziele für die Zukunft festgehalten, welche im nächsten Mitarbeitergespräch ausgewertet werden können.
Nachbereitung des Mitarbeitergesprächs
Auch die Nachbereitung eines Mitarbeitergesprächs ist notwendig, denn hier geht es darum, die Ergebnisse des Gesprächs sowie die miteinander vereinbarten Maßnahmen und Ziele schriftlich festzuhalten. Das Dokument wird dann sowohl von dem / der Mitarbeiterin als auch von der Führungskraft unterzeichnet. Sollte es zu unterschiedlichen Auffassungen zwischen Mitarbeiter:innen und Vorgesetzten kommen, können Mitarbeitende ihre Ansicht in einem gesonderten Dokument darlegen, während nur die Führungskraft das ursprüngliche Dokument unterschreibt. Dabei sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass diese sensiblen Unterlagen nicht in die Hände Dritter gelangen.
Auf welche Faktoren kommt es an?
Es gibt mehrere wichtige Faktoren, die darüber entscheiden, ob ein Mitarbeitergespräch zum Erfolg wird oder nicht. Besonders wichtig ist dabei eine ehrliche Kommunikation. Denn nur so ist gewährleistet, dass Mitarbeiter:innen Vertrauen zur Führungskraft aufbauen können, was sich positiv auf das Arbeitsklima auswirkt.
Zuhören ist ebenfalls ein elementares Kriterium. Das Gespräch soll nämlich nicht in einen Monolog der Führungskraft ausarten, sondern einen wertvollen Austausch zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten ermöglichen. Daher ist es enorm wichtig, dass Chef:innen den Mitarbeiter:innen zuhören und so Ideen und Feedback zur Verbesserung der Unternehmenskultur erhalten können.
Dabei ist es unerlässlich, dass die Führungskraft sich in andere Perspektiven, in diesem Fall die der Angestellten, hineinversetzen kann. Denn nur so kann die Sichtweise der Mitarbeiter:innen angenommen und das Unternehmen aus deren Perspektive beurteilt werden. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn Prozesse innerhalb des Betriebs verbessert werden sollen oder müssen. So kann im Rahmen des Gesprächs beispielsweise herausgefunden werden, dass die Vergütung nicht ausreichend ist, um besonders leistungsfähige Mitarbeitende halten zu können. Infolgedessen muss überlegt werden, ob und wie der Lohn angehoben werden kann. Insbesondere wenn Kritik an Angestellten geäußert wird, ist ein besonders feinfühliges Vorgehen vonnöten, um dem Gegenüber nicht unnötig vor den Kopf zu stoßen und Gefahr zu laufen, dessen Arbeitsmoral zu senken.
- Ehrliche Kommunikation
- Den Mitarbeitenden Gehör schenken
- Wahrnehmung anderer Perspektiven
- Feinfühliges Vorgehen
Was gilt es zu vermeiden?
Was unbedingt vermieden werden sollte, ist eine Besprechung vieler verschiedener Themen auf einmal. Denn dann gibt es keinen klaren Fokus. Besser ist es, sich auf ein wesentliches Thema zu fokussieren und dieses im Gespräch intensiv abzuhandeln. In einem Mitarbeitergespräch sollte es außerdem nie um eine Gehaltsverhandlung gehen. Denn das würde zwangsläufig dazu führen, dass sich Beschäftigte viel weniger selbstkritisch zeigen und unter keinen Umständen Schwächen eingestehen würden. Daher sollten Gespräche über das Gehalt in einem gewissen zeitlichen Abstand zu Gesprächen über die Mitarbeiterentwicklung geführt werden.
Ein weiterer Fehler kann darin bestehen, dass Mitarbeitergespräche zu selten stattfinden. In einigen Betrieben werden solche Meetings nur einmal pro Jahr anberaumt. Dabei kann es sinnvoll sein, diese deutlich öfter zu führen. Denn insbesondere in schnell wachsenden Märkten kann sich das geschäftliche Umfeld schnell verändern, sodass die Ziele und Aufgaben entsprechend angepasst werden müssen. Welcher zeitliche Abstand sinnvoll ist, ist abhängig von der jeweiligen Branche bzw. vom Marktumfeld.
Tipps für die optimale Gesprächsführung
Wenn Führungskräfte ein Gespräch so führen möchten, dass es erfolgreich verläuft, sollten die nachfolgenden Tipps beherzigt werden. Diese helfen dabei, das Maximum aus dem Mitarbeitergespräch herauszuholen, sodass es für beide Seiten einen vorteilhaften Ausgang hat.
Für einen positiven Start sorgen
Sehr wichtig ist, dass du von Anfang an auf einen positiven Start in das Gespräch setzt. Nach einer kurzen Begrüßung und der Offenlegung der Ziele und des Gesprächsanlasses solltest du daher die positiven Seiten des / der Mitarbeiter:in hervorheben. Hierfür kannst du beispielsweise die Frage stellen, welche Projekte in letzter Zeit erfolgreich verlaufen sind oder welche Aufgaben mit einem positiven Ausgang erledigt werden konnten. Dabei kannst du Mitarbeitende für ihre Erfolge loben und schaffst so direkt eine positive Grundstimmung.
Keinen Monolog halten
Der Sinn eines solchen Gesprächs besteht nicht darin, Angestellten eine Predigt zu halten – vielmehr sollte die Unterhaltung auf einen offenen Austausch abzielen. Daher solltest du im besten Fall einen geringeren Gesprächsanteil als dein:e Mitarbeiter:in haben. Diese:r darf gerne bis zu 70 Prozent der Zeit reden. Um das zu erreichen, kannst du den Mitarbeitenden immer wieder Fragen stellen. Haben diese ihre Sichtweise geschildert, kannst du die Kernpunkte aufgreifen und im Anschluss genauer darauf eingehen. Höre den Mitarbeiter:innen aufmerksam zu, ohne dich ablenken zu lassen. Zudem solltest du es unbedingt vermeiden, ihnen ins Wort zu fallen, sondern sie in Ruhe ausreden lassen.
Sinnvolle Fragen stellen
Wichtig ist auch, dass du Mitarbeiter:innen die richtigen Fragen stellst. Vermieden werden sollten Fragen, mit denen du auf Konfrontationskurs gehst, wie beispielsweise die Frage, warum eine Aufgabe nicht anders erledigt wurde. Es sollte kein vorwurfsvoller Ton angeschlagen werden. Stattdessen sollten deine Fragen darauf abzielen, Mitarbeitende dazu zu bewegen, ihr Verhalten zu reflektieren und eigene Lösungen zu finden. Durch sinnvolle Fragen kannst du zudem wertvolles Feedback erhalten, das aus der Perspektive der Führungskraft nicht ohne Weiteres hergeleitet werden kann.
Nonverbale und verbale Kommunikation
Außerdem solltest du darauf achten, dass die richtigen verbalen und nonverbalen Signale gesendet werden. Deine Körpersprache kann einen großen Einfluss auf das Gespräch nehmen. Eine offene Körperhaltung ohne verschränkte Arme ist hier zu empfehlen. Zudem sollten klare Aussagen getätigt und positive Formulierungen verwendet werden.
Checkliste für die optimale Gesprächsgestaltung
Um ein erfolgreiches Gespräch zu gewährleisten, sollte Mitarbeiter:innen rechtzeitig mitgeteilt werden, wo und wann das Gespräch stattfinden soll, damit diese rechtzeitig vor Ort sind und nicht unter Stress stehen. Es sollte ein Ort ausgewählt werden, an dem es ruhig ist und keine Störungen dazwischenkommen. Zudem muss unbedingt ausreichend Zeit eingeplant werden, damit während des Gesprächs nicht gehetzt werden muss, was für eine schlechte Atmosphäre sorgen kann. Vorab sollte festgehalten werden, was der Zweck des Gesprächs ist. Alle anzusprechenden Themen sollten notiert werden.
Neben dem hauptsächlichen Ziel des Meetings sollten Teilziele und Alternativziele ausgearbeitet werden, falls das Hauptziel nicht erreicht werden kann. So kann die Zeit trotzdem sinnvoll genutzt werden. Es sollte eine Liste mit Argumenten erstellt werden, die du dazu verwendet kannst, das angestrebte Ziel zu erreichen. Du solltest außerdem überlegen, welche Gegenargumente Mitarbeiter:innen vorbringen könnten, um diese Einwände richtig zu behandeln. Eine Gliederung der Themen ist ebenfalls ratsam, damit das Gespräch optimal verlaufen kann.
Zukunftstrends
Statt eines Mitarbeitergesprächs, welches sich auf die Vergangenheit fokussiert, ist es sinnvoller, den Schwerpunkt auf die zukünftige Entwicklung zu legen. So stehen die vergangenen Projekte weniger im Mittelpunkt, sondern es wird auf die Zukunft abgezielt. Dies führt dazu, dass sich auch Führungskräfte intensiver mit der weiteren Entwicklung des Unternehmens auseinandersetzen müssen.
Außerdem bewegt sich der Trend beim Führen von Mitarbeitergesprächen weg von einem leistungsorientierten und hin zu einem erwartungsorientierten Fokus. Dementsprechend stellt sich weniger die Frage nach der erbrachten Leistung, sondern es geht darum, welche Erwartungen erfüllt werden sollen.
Fazit
Ein Mitarbeitergespräch ist ein wichtiges Instrument, wenn es darum geht, die Mitarbeiter:innen zu führen und auf Kurs zu halten, damit ein positives Arbeitsklima im Unternehmen gewährleistet ist. Mitarbeitergespräche können je nach Anlass unterschiedliche Schwerpunkte beinhalten – je nachdem, um welche:n Mitarbeiter:in es sich handelt und welches Thema gerade am dringendsten behandelt werden muss.
Häufig dienen Mitarbeitergespräche dazu, den Erfolg zuvor gesetzte Ziele zu analysieren und zukünftig zu erreichende Ziele festzulegen. Unternehmen können einen großen Nutzen aus solchen Gesprächen ziehen, da sich hierdurch die Mitarbeiterbindung erhöhen lässt. Zudem kann die Motivation der Angestellten und deren Arbeitsmoral gesteigert werden, wenn sie Lob und Anerkennung für ihre Leistungen erhalten.
