Firmenwagen/Dienstwagen
Viele Menschen suchen zunehmend nach Arbeitgeber:innen, die einem einen Dienstwagen bzw. einen Firmenwagen versprechen. Eine solche Zusatzleistung kann sehr nützlich sein. Dennoch gibt es einige Punkte, die sowohl von den Arbeitnehmer:innen, als auch von den Arbeitgeber:innen beachtet werden müssen. Dies sind unter anderem steuerliche Pflichten, aber auch andere Pflichten, wie das Führen eines Fahrtenbuchs. Was überhaupt ein Firmenwagen ist, was die 1-Prozent-Regelung ist und worauf es letztendlich noch ankommt, zeigen wir hier.
Das Wichtigste in Kürze:
- Dienstwagen gelten als sogenannte geldwerte Vorteile
- Die Versteuerung wird entweder über die 1-Prozent-Regelung oder mit Hilfe des Fahrtenbuchs vorgenommen
- Das Fahrtenbuch muss festgelegten Anforderungen entsprechen
Was ist ein Firmenwagen bzw. Dienstwagen?
Für viele Selbstständige und Unternehmer:innen, aber auch Angestellte ist ein Dienstwagen unverzichtbar. Egal, ob es um einen Kundenbesuch, um Fahrten zu Tagungen oder Messen oder um den Transport von Waren und Gütern geht. Neben den beruflichen Belangen werden Firmenwagen oft auch für private Fahrten genutzt. Somit stellt sich die Frage, ab wann man überhaupt von einem Firmenwagen sprechen kann. Was genau ein Firmenwagen ist, wird gesetzlich nicht definiert, dennoch gilt ein Firmenwagen als Firmenwagen, wenn ein Transporter oder PKW mindestens 50 Prozent der Zeit betrieblich genutzt wird.
Firmenwagen für Angestellte
Für Angestellte kann die Bereitstellung eines Dienstwagens, dessen private Nutzung ebenfalls erlaubt ist, ein ausschlaggebendes Argument für die Wahl eines Arbeitgebers sein. Aber auch, wenn das Dienstauto als praktisch gilt, müssen Arbeitnehmer:innen viele Dinge beachten. Von vornherein sollten Arbeitnehmer:innen beachten, dass es keine gesetzliche Vorschrift gibt, die Arbeitgeber:innen dazu verpflichtet einen Dienstwagen bereitzustellen. Diese Verpflichtung besteht nur, wenn die Arbeitgeber:innen vorher einen entsprechenden Firmenwagen zusicherten.
Die private Nutzung des Fahrzeugs ist ebenfalls nur möglich, wenn dies ausdrücklich im Arbeitsvertrag vereinbart wird. Wird der Wagen dann privat in Anspruch genommen, gilt das Dienstfahrzeug als sogenannter geldwerter Vorteil, der wiederrum versteuert werden muss. Für die steuerliche Erfassung gibt es zwei Möglichkeiten, und zwar die 1-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch.
Firmenwagen für Selbstständige
Auch für Selbstständige kann ein Firmenwagen sehr nützlich sein. Nicht nur für die Kundenfahrten oder für den Transport von Gütern, sondern auch für das Anwerben von Mitarbeiter:innen sind Dienstwagen sehr interessant. In steuerlicher Hinsicht müssen sich die Selbstständigen die gleiche Frage stellen, wie die Arbeitnehmer:innen. Dabei geht es um die Nutzung eines Fahrtenbuchs oder um die Inanspruchnahme der 1-Prozent-Regelung.
Für die Selbstständigen ist das mögliche Absetzen verschiedener Kosten besonders reizvoll. Jährliche Abschreibungen bzw. Leasingraten, Treibstoffkosten, Ölwechsel, Reparaturkosten und auch Parkgebühren gehören unter Umständen zu den absetzbaren Kosten. Ob die Kosten aber tatsächlich abgesetzt werden können, kommt etwas darauf an, ob das zuständige Finanzamt die betriebliche Nutzung wirklich anerkennt. Dies ist wie bereits erwähnt vor allem dann der Fall, wenn die betriebliche Nutzung mindestens 50 Prozent beträgt.
Versteuerung der privaten Nutzung beim Firmenwagen
Wenn man nun also einen Dienstwagen hat, muss die private Nutzung versteuert werden. Für die Versteuerung gibt es zwei Möglichkeiten, wobei eine der Möglichkeiten manchmal attraktiver sein kann als die andere. Dies kommt immer ganz auf die jeweilige Situation an. Die erste Möglichkeit ist die 1-Prozent-Regelung. Die zweite Möglichkeit ist das Fahrtenbuch, das vielen Menschen bereits etwas sagen dürfte. Die gewählte Variante muss das ganze Jahr über beibehalten werden. Ein Wechsel der Methode während eines laufenden Kalenderjahres ist nicht möglich.
Bei der Einkommensteuererklärung ist man nicht dauerhaft an ein und dieselbe Variante gebunden. Sollte die jeweils andere Variante für einen günstiger und steuerlich attraktiver sein, kann zwischen den Möglichkeiten zum Jahresanfang gewechselt werden. Sollte man im Laufe des Jahres ein anderes Fahrzeug nutzen, kann die Versteuerungsmethode auch geändert werden.
Geldwerter Vorteil bei Angestellten
Im Laufe des Ratgebers wurde bereits der Begriff „Geldwerter Vorteil“ genannt, aber es ist noch nicht ganz eindeutig, wann man von einem solchen Vorteil überhaupt sprechen kann. Kurz gesagt ist ein geldwerter Vorteil eine bestimmte Sachleistung, die die Arbeitgeber:innen ihren Arbeitnehmer:innen geben. Das muss aber nicht immer nur der Firmenwagen sein. Daneben zählen etwaige Rabatte, die private Nutzung von IT-Ausstattungen oder auch ein kostenloses Mittagessen in einer Kantine zu den Sachleistungen.
Der Betrag, der als geldwerter Vorteil zählt, ist immer der, den die Arbeitnehmer:innen in die Sachleistung investieren müssen, um ihn sich selbst zu finanzieren. Aufgrund der gesetzlichen Vorschrift in § 8 Einkommensteuergesetz gilt ein mit einem Sachbezug verbundener geldwerter Vorteil als Einnahme und ist deshalb entsprechend zu versteuern.
1-Prozent-Regelung
Sobald man sich für die 1-Prozent-Regelung entscheidet, wird immer pauschal 1 Prozent des Listenpreises des Fahrzeugs versteuert. Dies geschieht unabhängig vom Alter des Wagens. Somit summiert sich der komplette Vorteil auf 12 Prozent im Jahr. Gemessen wird der Betrag an der unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers zum Zeitpunkt der Erstzulassung. Kosten für etliche Sonderausstattungen kommen dazu hinzu.
Werden Sonderausstattungen, wie beispielsweise Navigationsgeräte, erst nach dem Kauf eingebaut, sind sie nicht zum Listenpreis hinzuzurechnen. Entscheidet man sich für die 1-Prozent-Regelung, sind alle Privatfahrten der Arbeitnehmer:innen damit abgegolten – auch Fahrten am Wochenende oder Urlaubsreisen.
Wann ist die 1-Prozent-Regelung attraktiver?
Wenn Arbeitnehmer:innen den Dienstwagen viel im privaten Bereich fahren oder wenn die Jahresfahrleistung ziemlich hoch ist und wenn die Entfernung zwischen Wohnung und der Arbeitsstätte ziemlich gering ist, sollte die 1-Prozent-Regelung deutlich attraktiver für die Arbeitnehmer:innen sein. Wie viel Lohnsteuer am Ende aber für Privatfahrten anfällt, hängt von der Klasse des Fahrzeugs und vom Grenzsteuersatz der einzelnen Arbeitnehmer:innen ab.
Wenn der Listenpreis des Fahrzeugs zum Beispiel bei 20.000€ liegt, man einen geldwerten Vorteil in Höhe von 2.400€ und einen Steuersatz von 20 Prozent hat, dann läge die jährliche Belastung bei 480€. Liegt der Listenpreis hingegen bei 50.000€, man hat einen geldwerten Vorteil von 6.000€ und einen Steuersatz von 20 Prozent, dann liegt die jährliche Belastung schon bei 1.200€.
Der 0,03 Prozent Vorteil
Nutzen die Arbeitnehmer:innen den Dienstwagen auch für Fahrten zwischen der eigenen Wohnung und der Tätigkeitsstätte, muss dafür ein zusätzlicher, geldwerter Vorteil versteuert werden. Dieser wird entweder mit 0,03 Prozent des Listenpreises pro Entfernungskilometer und Monat oder mit 0,002 Prozent – bei Gelegenheitsfahrten – des Listenpreises, je Entfernungskilometer und Fahrt berechnet.
Im Regelfall ist der 0,03 Prozent-Zuschlag eine feste Summe, unabhängig von den tatsächlich durchgeführten Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte. Wenn die Strecke aber nur gelegentlich zu fahren ist, kann die 0,002 Prozent-Regelung sehr viel günstiger sein. Für Arbeitnehmer:innen, die weniger als 15 Tage im Monat zur Arbeit pendeln, rentiert sich diese Variante schlussendlich mehr. Ein Wechsel der Varianten während des laufenden Jahres ist nicht möglich.
Beispiel: Liegt der Listenpreis bei 60.000€ und der Weg zwischen Arbeit und Wohnung beträgt 45km, läge der geldwerte Vorteil mit der 0,03 Prozent-Regelung bei 810€. Mit der 0,002 Prozent-Regelung hingegen läge der geldwerte Vorteil für zehn Tage bei gerade einmal 540€, was am Ende einer Ersparnis von 270€ entspricht.
Fahrtenbuch
Das Führen eines Fahrtenbuchs ist die zweite Möglichkeit, den geldwerten Vorteil richtig zu versteuern. Die Nutzer des Dienstwagens tragen in das Fahrtenbuch zu Beginn und Ende der Fahrt den jeweiligen Kilometerstand ein. Wann sich ein Fahrtenbuch wirklich lohnt, ist immer anhand des Einzelfalls zu überprüfen. Fälle, in denen sich das Fahrtenbuch eher lohnt, sind folgende:
- Der Listenpreis des Fahrzeugs ist sehr hoch
- Die Arbeitnehmer:innen oder die Selbstständigen nutzen den Wagen wenig privat
- Jährliche Fahrleistung ist ziemlich gering, wodurch die laufenden Kosten niedrig sind
- Es handelt sich um ein Gebrauchtfahrzeug
- Der Firmenwagen ist älter oder bereits vollständig abgeschrieben
Anforderungen an das Fahrtenbuch
Nicht selten kommt es vor, dass das Finanzamt ein Fahrtenbuch nicht anerkennt, weil es nicht richtig geführt wurde. Damit das Finanzamt das Fahrtenbuch anerkennt, sollte es mindestens Angaben zum Datum, der Uhrzeit und dem Kilometerstand – jeweils zum Beginn und zum Ende der Fahrt – zum Zweck der Fahrt (private oder berufliche Fahrt), zum Ziel und zum Ort und Angaben über eventuell gefahrene Umwege beinhalten.
Die Eintragungen müssen hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit bieten. Sind die gemachten Angaben insgesamt plausibel, führen kleinere Mängel nicht sofort zur kompletten Verwerfung des Fahrtenbuchs. Das Finanzgericht Köln hat eine Abweichung von 40km bei einer Fahrt von insgesamt 800km nicht beanstandet und erkannte das Fahrtenbuch trotzdem an. Es kommt demnach wie so oft auf den Einzelfall an.
Form des Fahrtenbuchs
Das Finanzamt erkennt elektronische oder handschriftliche Fahrtenbücher an. Die elektronischen Bücher werden nur akzeptiert, wenn die Einträge nicht nachträglich geändert werden können. Handschriftliche Bücher werden nur anerkannt, wenn sie lückenlos geführt werden und man etwaige Änderungen nachvollziehbar dokumentiert. Nach einer kurzen Suche im Internet wird man feststellen, dass Fahrtenbücher in den meisten Fällen schnell, einfach und kostengünstig zu bekommen sind – ähnlich wie die elektronischen Bücher.
Umsatzsteuer
Wenn Selbstständige den Dienstwagen mehr als 50 Prozent für betriebliche Zwecke nutzen, gehört der Wagen zum notwendigen Betriebsvermögen. Wenn dies zutrifft, sollte das Fahrzeug dem umsatzsteuerlichen Unternehmen zugeordnet werden. Wird der Wagen jedoch zwischen 50 Prozent und 90 Prozent für private Zwecke genutzt, kann trotz der Zuordnung zum Privatvermögen der volle Vorsteuerabzug beansprucht werden. Wenn die Unternehmer:innen dann ihr Fahrzeug verkaufen, zahlen sie keine Einkommensteuer, während die stillen Reserven bei Zuordnung zum Betriebsvermögen versteuert werden müssten. Für die Kosten, die auf die private Nutzung anfallen, müssen Unternehmer:innen die Umsatzsteuer zahlen.
Die Privatnutzung von Dienstwagen durch Arbeitnehmer:innen ist als umsatzsteuerpflichtige Leistung der Arbeitgeber:innen anzusehen. Die Gegenleistung besteht in der Arbeitsleistung der Arbeitnehmer:innen. Allerdings bestehen Vereinfachungen im Rahmen der umsatzsteuerlichen Bemessungsgrundlage für den Ansatz der Privatnutzung. Bei der 1-Prozent-Regelung wird der Wert der Nutzungsentnahme für die umsatzsteuerlichen Belange herangezogen. Auf diesen Wert sind die 19 Prozent Umsatzsteuer zu rechnen. Wird die Fahrtenbuchmethode genutzt, sind für die Bemessungsgrundlage der Umsatzsteuer alle Kosten anzusetzen, für die ein Vorsteuerabzug grundsätzlich nicht möglich ist.
Besonderheiten und Vorteile bei Elektroautos
Derzeit erleben Elektroautos einen Boom. Das liegt mitunter daran, dass die Käufe solcher Autos vom Staat gefördert werden. So verhält es sich auch bei den Elektroautos als Dienstwagen. Während Firmenwagen normalerweise mit 1 Prozent versteuert werden, liegt der Prozentsatz für Elektroautos gerade einmal bei 0,25 Prozent, was also nur einem Viertel entspricht. Auch die Entfernungskilometer werden günstiger versteuert. Hier liegt der Steuersatz immerhin nur bei 0,0075 Prozent. Allerdings gelten diese geviertelten Prozente nur für Elektroautos mit einem Listenpreis von bis zu 60.000€. Für teurere Elektroautos kommt die Halbierung des normalen Steuersatzes in Betracht. Dies ist nicht nur der Fall bei der 1-Prozent-Regelung, sondern auch bei Fahrtenbüchern.
Neben den Elektroautos gibt es noch Hybridautos. Für solche Fahrzeuge gelten strengere Förderungsvoraussetzungen. Entweder muss das Fahrzeug eine Kohlenstoffdioxidemission von maximal 50 Gramm je Kilometer haben oder die elektronische Reichweite beträgt mindestens 40 Kilometer (bei Anschaffung bis Ende 2021) bzw. mindestens 60 Kilometer (bei Anschaffung nach dem 31.12.2021).
Wohnwagen als Dienstwagen
Es mag sich im ersten Moment zwar komisch anhören, aber grundsätzlich ist es auch möglich, ein Wohnmobil bzw. ein Reisemobil oder Wohnwagen als Dienstwagen zu nutzen. Hieran sind aber engere Voraussetzungen geknüpft, denn die Aufzeichnungen zu der betrieblichen Nutzung eines Wohnmobils sind nur ausschlaggebend, wenn sie auch ganzjährig geführt werden und neben den betrieblichen auch die nichtbetrieblichen Fahrten ausweisen. Unter folgenden Voraussetzungen können der Betriebsausgabenabzug und der Vorsteuerabzug für ein Reisemobil und die Zuordnung zum Betriebsvermögen dennoch funktionieren:
- Bei der Fahrtenbuchmethode muss das Buch ganzjährig geführt werden. Es muss daraus hervorgehen, welche Strecke man wann und aus welchen Gründen mit dem betrieblichen Reisemobil zurückgelegt hat.
- Es dürfen nur privat veranlasste Kosten im Zusammenhang mit dem Wohnmobil nicht als Betriebsausgabe verbucht werden.
- Es muss dem Finanzamt nachgewiesen werden, dass das Wohnmobil bei Auswärtsmontagen als Alternative zur Anmietung von Hotelzimmern genutzt wurde.
Jobrad und Bikeleasing
Für alle, die gerne Fahrrad fahren und auf das Auto verzichten können, kann sich ein Jobrad bzw. Leasing eines Fahrrads ebenfalls lohnen. Wenn Arbeitgeber:innen ihren Arbeitnehmer:innen ein Dienstrad, zusätzlich zum Lohn überlassen, entfällt in diesem Fall die Versteuerung des geldwerten Vorteils. Diese steuerliche Regelung gilt sowohl für Fahrräder, als auch für Pedelecs.
Das Leasing eines Rades hat seine Vorteile. In der Regel ist diese Variante für Arbeitgeber:innen kostenneutral und die Arbeitnehmer:innen sparen eine Menge Geld, gegenüber eines Direktkaufs. Zudem sorgen die Arbeitgeber:innen so dafür, dass die Angestellten zwangsläufig mehr Sport treiben und die körperliche Gesundheit steigt bzw. beibehalten wird. Bikeleasing und Jobrad sind zwei der führenden Unternehmen in diesen Bereich und viele große Unternehmen, wie die Deutsche Bahn, Bosch und SAP, nehmen die Angebote in Anspruch.
Kritik an der Dienstwagenbesteuerung
In der Vergangenheit kam es immer wieder zu kritischen Äußerungen gegenüber der Besteuerung von Dienstwagen. Das hängt vor allem damit zusammen, dass laut Umweltbundesamt davon ausgegangen werden kann, dass der geldwerte Vorteil eines Dienstwagens in Wahrheit doppelt so hoch liege, wie es derzeit angenommen wird. Dadurch finanziert der Staat und somit die Steuerzahler die privat genutzten Dienstwagen. Hierbei spricht man vom sogenannten „Dienstwagenprivileg“. Nicht nur das wird zum Problem gemacht, sondern auch die Klimakrise spielt dabei eine Rolle. Dies vor allem deshalb, weil die Arbeitgeber:innen oft die Kosten für Treibstoffe übernehmen und die Arbeitnehmer:innen sich um einen hohen Verbrauch oft keine Sorgen machen müssen.
Firmenwagen ablehnen und mehr Gehalt verhandeln
Überraschenderweise lohnt sich der Dienstwagen mit Blick auf die steuerlichen Aspekte im Vergleich zu einer Lohnerhöhung oft nicht. Sind Arbeitnehmer:innen aber durch den Job viel unterwegs (z.B. Außendienstmitarbeiter), sind sie meistens auf ein Auto angewiesen und profitieren somit von einem Dienstwagen. Vor allem, weil die Arbeitgeber:innen neben den Kosten für die Anschaffung auch Kosten wie Sprit, TÜV, Winterreifen und Inspektionen übernehmen. Arbeitnehmer:innen können so viel Geld sparen, wenn das private Fahrzeug wegfällt. Je nach Einzelfall muss also geschaut werden, ob eine Gehaltserhöhung sinnvoller ist oder die Inanspruchnahme des Firmenwagens. Wenn der Firmenwagen keinen Sinn macht, lohnt sich eine Gehaltserhöhung definitiv mehr.
Fazit
Ein Firmenwagen kann für Arbeitgeber:innen ein guter Motivator sein und dafür sorgen, dass potenzielle Arbeitnehmer:innen sich für den Job bewerben. Dennoch bringt ein Firmenwagen viele Pflichten mit sich, die von beiden Seiten beachtet werden sollten. Auch die Versteuerung ist nicht zu unterschätzen, denn so kann der Dienstwagen plötzlich doch noch ziemlich teuer werden. Eine gute Alternative zu den üblichen Verbrennungsmotoren können Elektroautos oder auch Leasingfahrräder sein. Wenn man sich nicht sicher ist, wie das mit den Steuern funktioniert, welche Voraussetzungen insgesamt gegeben sein müssen und worauf es noch ankommt, kann es hilfreich sein, einen Steuerberater oder andere Profis in diesem Gebiet zu kontaktieren.
FAQ: Fragen und Antworten zu Firmenwagen/Dienstwagen
Darf man einen Dienstwagen auch privat nutzen?
Grundsätzlich ist dies erlaubt. Die Nutzung des Fahrzeugs im privaten Bereich muss jedoch als geldwerter Vorteil versteuert werden.
Wie funktioniert die Versteuerung von Firmenwagen?
Die Versteuerung wird entweder mit Hilfe des Fahrtenbuchs oder der 1-Prozent-Regelung vorgenommen.
Welche Anforderungen gibt es an das Fahrtenbuch?
Es werden nur handschriftliche oder elektronische Fahrtenbücher anerkannt. Elektronische nur, wenn hinterher kein Eintrag mehr verändert werden kann. Außerdem müssen Angaben zu Art der Fahrt, Start und Ziel, Datum, Name des Fahrers, Kilometerstände, Zweck der Fahrt und eventuelle Umwege eingetragen werden.
Wie werden geleaste Autos steuerlich abgerechnet?
Leasingraten können im gewerblichen Bereich als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Um den Abzug zu berechnen, kommt die 1-Prozent-Regelung oder das Fahrtenbuch zur Anwendung.
