Bewirtschaftungskosten & Bewirtungsbeleg
Vielleicht warst du schon einmal bei einem Geschäftsessen, bei dem du durch Kund:innen bewirtet worden bist? Für die entsprechenden Geschäftspartner:innen stellen solche Geschäftsessen natürlich eine Aufwendung dar, wenn die entsprechende Rechnung des Restaurants oder eines anderen Bewirtenden gezahlt werden muss. Allerdings können solche Bewirtschaftungskosten steuerlich geltend gemacht werden.
In unserem Beitrag erfährst du, worum es sich bei Bewirtschaftungskosten und dem Bewirtungsbeleg handelt. In dem Zusammenhang gehen wir darauf ein, welche Anlässe es für eine Bewirtung gibt, was die benötigten Angaben auf einem Beleg sind, was du grundsätzlich bei solchen Anlässen beachten solltest und was im Detail von der Steuer absetzbar ist.
Das Wichtigste in Kürze
- Bewirtungskosten können steuerlich geltend gemacht werden, wenn einige Voraussetzungen erfüllt sind.
- Damit Bewirtungskosten abzugsfähig sind, muss es auf jeden Fall einen Bewirtungsbeleg geben.
- Der Zweck einer solchen Bewirtung kann zum Beispiel die Bindung von Stammkund:innen oder die Gewinnung von Neukund:innen sein.
- Abgesetzt werden können je nach Konstellation zwischen 70 und 100 Prozent der Bewirtschaftungskosten.
Bewirtschaftungskosten und Bewirtungsbeleg: Was ist das?
Steuerrechtlich betrachtet handelt es sich bei Bewirtungskosten um einen Aufwand, der im Zusammenhang mit den bewirteten Personen steht. Ein klassisches Beispiel wäre ein Geschäftsessen, bei dem Getränke und Speisen gereicht werden. Prinzipiell zählen als Bewirtungsinhalte:
- Getränke
- Speisen
- Genussmittel
- Nebenkosten
- Trinkgeld
Bei den Genussmitteln ist eine Voraussetzung, dass diese sofort konsumiert werden. Mögliche Nebenkosten in Form der Bewirtungskosten sind zum Beispiel Gelder, die für die Nutzung einer Garderobe bezahlt werden müssen.
Berwirtungsbelege
Bewirtungsbelege haben den Zweck, die anfallenden Ausgaben zum Beispiel während eines Geschäftsessens zu dokumentieren. Auf der Basis eines Bewirtungsbelegs hast du erst die Möglichkeit, die entsprechenden Aufwendungen als Betriebsausgaben steuerlich geltend zu machen. Nicht zu verwechseln mit dem Bewirtungsbeleg ist eine gewöhnliche Quittung, die du zum Beispiel in jedem Restaurant erhältst. Darauf gehen wir im weiteren Verlauf des Beitrags näher ein.
Wird die Quittung zum Bewirtungsbeleg?
Der gewöhnliche Beleg und die Quittung, die du zum Beispiel nach einem Essen im Restaurant erhältst, gelten nicht als zulässiger Bewirtungsbeleg. Bekommst du allerdings im Restaurant oder Hotel eine Rechnung, kann es sein, dass der benötigte Bewirtungsbeleg dort bereits aufgedruckt ist. Sollte das nicht der Fall sein, benötigst du einen separaten Bewirtungsbeleg. Da dieser unbedingt maschinell erstellt werden muss, ist es nicht möglich, aus einer beispielsweise handschriftlich verfassten Quittung einen solchen steuergültigen Beleg zu machen.
Benötigte Angaben auf dem Bewirtungsbeleg
Der Bewirtungsbeleg muss nicht nur maschinell erstellt sein – darüber hinaus muss er zwingend bestimmte Angaben enthalten, die es ermöglichen, die stattgefundene Bewirtung nachzuweisen. Der Bewirtungsbeleg muss dafür folgende Inhalte aufweisen:
- Name und Anschrift des bewirtenden Restaurants
- Datum des Geschäftsessens
- Art und Anzahl der Speisen und Getränke
- Netto- und Bruttopreise sowie Umsatzsteuer
- Bewirtungsanlass im Detail
- Teilnehmer:innen im Rahmen der Bewirtung
- abzuzeichnendes Trinkgeld, falls vorhanden
- Unterschrift der Bewirtenden
Da auch Trinkgelder im Rahmen der Bewirtungskosten abzugsfähig sind, muss auf dem entsprechenden Bewirtungsbeleg die Höhe des Trinkgelds vermerkt sein und dieser muss von Restaurantleiter:innen oder den betreffenden Mitarbeiter:innen abgezeichnet werden.
Wichtig zu beachten ist, dass es beim anzugebenden Anlass nicht ausreicht, wenn dort einfach nur die Bezeichnung „Geschäftsessen“ aufgeführt wird. Stattdessen muss angegeben werden, was der Anlass für das Geschäftsessen war. Somit kann auf einem gültigen Bewertungsbeleg zum Beispiel folgende Formulierung stehen: „Bindung eines neuen Kunden und Planung zukünftiger Strategien“.
Alle zuvor genannten Angaben beziehen sich auf Bewirtungsbelege, bei denen die Summe von 150 Euro (brutto) nicht überschritten wird. Sollte hingegen ein Geschäftsessen stattgefunden haben, bei dem die Gesamtkosten mehr als 150 Euro betrugen, müssen Bewirtungsbelege aufgrund der höheren Summe zusätzlich noch folgende Angaben enthalten:
- Rechnungsempfänger:in
- Name und Adresse des bewirtenden Unternehmens
- Steuernummer des Restaurants
Falls du Businesspartner:innen zu einem Geschäftsessen einlädst, solltest du beachten, dass du einen speziellen Bewirtungsbeleg benötigst. Hast du lediglich eine gewöhnliche Quittung, kannst du die Bewirtschaftungskosten nicht steuerlich geltend machen.
Unterschiedliche Anlässe für Bewirtungskosten
Ein zentraler Aspekt, der es ermöglicht, Bewirtungskosten als Betriebsausgaben geltend zu machen, ist der Grund der Bewirtschaftung. So muss der Anlass zwingend zum besuchten Restaurant passen. Bei einem gewöhnlichen Geschäftsessen, das von Selbstständigen oder einem kleinen Unternehmen veranstaltet wird, ist demzufolge der Besuch eines 5-Sterne-Restaurants nicht unbedingt als angemessen zu betrachten.
Trotzdem ist es natürlich nicht prinzipiell so, dass Bewirtungsaufwendungen in einem exklusiven Restaurant nicht steuerlich geltend gemacht werden dürften. Wenn ein Restaurantbesuch stattfindet, dürfen lediglich 70 Prozent der Bewirtungskosten steuerlich geltend gemacht werden. Wie bereits erwähnt, muss zudem eine genaue Definition des Anlasses erfolgen. Damit soll verhindert werden, dass ein Essen, welches privat veranstaltet wird, an dem aber auch Geschäftspartner:innen teilnehmen, offiziell als Geschäftsessen mit den entsprechenden Bewirtschaftungskosten deklariert wird.
Ferner ist zu beachten, dass sich die Teilnahme ausschließlich auf Kund:innen bzw. Mitarbeiter:innen des Unternehmens oder Geschäftspartner:innen beschränkt. Dementsprechend sind es folgende Personengruppen, die zu einem bestimmten Anlass an einem Geschäftsessen teilnehmen dürfen:
- Mitarbeiter:innen des Unternehmens
- Geschäftspartner:innen
- Lieferant:innen
- Kund:innen
Das wiederum bedeutet, dass zum Beispiel Familienmitglieder oder private Freund:innen zwar an Geschäftsessen teilnehmen dürfen, für diese jedoch die Kosten nicht steuerlich geltend gemacht werden dürfen, da nur eine persönliche Beziehung besteht. Diese Ausgaben würden dann unter die nicht abzugsfähigen Kosten fallen.
Geschäftsessen mit mehreren Personen
Nehmen über 2 Geschäftspartner:innen hinaus noch weitere Personen an einem Geschäftsessen teil, muss differenziert werden, ob es sich dabei um Mitarbeiter:innen oder Kund:innen handelt. Soll eine Kund:innenbewirtung stattfinden, ist es verpflichtend, dass mindestens 1 Person nicht aus dem eigenen Unternehmen, sondern aus einer fremden Firma stammt. Soll das Geschäftsessen stattdessen als Mitarbeiter:innenbewirtung deklariert werden, dürfen tatsächlich auch nur Mitarbeiter:innen des eigenen Unternehmens anwesend sein.
Diese Kosten können steuerlich geltend gemacht werden
In welcher Höhe Bewirtungskosten im Rahmen der Steuer geltend gemacht werden können und damit zu den abzugsfähigen Ausgaben zählen, hängt davon ab, ob es sich um eine Bewirtschaftung von Kund:innen oder Mitarbeiter:innen handelt. Waren ausschließlich Mitarbeiter:innen anwesend, können die Bewirtschaftungskosten in vollem Umfang, also zu 100 Prozent, abgesetzt werden. Handelt es sich um ein Geschäftsessen mit Kund:innen oder Geschäftspartner:innen, sind nur 70 Prozent der Ausgaben abzugsfähig.
Digitalisierung von Bewirtungsbelegen
Im Hinblick auf die Digitalisierung ist zu erwähnen, dass das Finanzamt nach wie vor auch auf Papier erstellte Bewirtungsbelege anerkennt. Trotzdem bleibt es den Steuerpflichtigen überlassen, die Belege im eigenen Betrieb zu digitalisieren. Darüber hinaus ist es ebenfalls möglich, dass die entsprechenden Eigenbelege sofort digital generiert werden. Dann sind diese allerdings zu autorisieren. Eine weitere Vorgabe besteht darin, dass der Zeitpunkt der Erstellung von Eigenbelegen elektronisch aufgezeichnet wird. Es muss zudem die Einhaltung der GoBD gewährleistet sein.
Aufbewahrungspflicht für Bewirtungsbelege
Wie für nahezu alle Belege gilt auch für Bewirtungsbelege eine Aufbewahrungspflicht. Diese fallen in den Bereich der Buchungsbelege, was dazu führt, dass die Aufbewahrungspflicht für 10 Jahre gilt. Ferner musst du gewährleisten, dass die Belege auch Jahre später noch gut lesbar und dementsprechend nachvollziehbar sind.
Fazit
Wenn du zum Beispiel ein Geschäftsessen veranstaltest, kannst du die entsprechenden Kosten als Betriebsausgaben deklarieren. Dazu benötigst du allerdings zwingend einen Bewirtungsbeleg, der bestimmte Anforderungen erfüllen muss. Ferner darfst du die Bewirtschaftungskosten nur dann von der Steuer absetzen, wenn es sich bei den eingeladenen Personen um Kund:innen, Geschäftspartner:innen oder Mitarbeiter:innen gehandelt hat.
FAQ: Häufige Fragen und unsere Antworten zu Bewirtschaftungskosten
Kann das Trinkgeld steuerlich geltend gemacht werden?
Tatsächlich kannst du auch Trinkgelder steuerlich absetzen, wenn diese im Rahmen des abzusetzenden Geschäftsessens angefallen sind. Hier gilt der prinzipielle Satz von 70 Prozent, wenn es sich um ein Treffen mit Geschäftspartner:innen gehandelt hat.
In welcher Höhe kann ich Bewirtungskosten absetzen?
Falls es sich um eine Kund:innenbewirtung gehandelt hat, können 70 Prozent der angefallen Kosten für Speisen und Getränke nebst Trinkgeld abgesetzt werden. Haben ausschließlich Mitarbeiter:innen teilgenommen, sind die Kosten sogar in voller Höhe absetzbar.
Müssen Bewirtungsbelege maschinell erstellt werden?
Tatsächlich akzeptiert das Finanzamt ausschließlich solche Bewirtungsbelege, die maschinell erstellt worden sind. Eine handschriftliche Quittung würde dazu führen, dass die entsprechenden Aufwendungen nicht als Betriebsausgaben abgesetzt werden können. Lediglich im Ausland kann es manchmal Ausnahmen geben, wenn dargelegt werden kann, dass aufgrund mangelnder Technik keine maschinelle Erstellung möglich war.
Wer stellt den Beleg aus?
Eine landläufige falsche Meinung ist, dass Bewirtungsbelege von den entsprechenden Gastwirt:innen oder Restaurantleiter:innen auszufüllen sind. Dies ist jedoch nicht richtig. Stattdessen sind die Gastgeber:innen, also das Unternehmen oder die Selbstständigen, dazu verpflichtet, den Bewirtungsbeleg zu erstellen und die notwendigen Angaben zu machen.
Wie lange müssen Bewirtungsbelege aufbewahrt werden?
Da es sich bei Bewirtungsbelegen um Buchungsbelege handelt, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Zudem muss gewährleistet sein, dass die Belege innerhalb dieser Zeit gut lesbar bleiben.
Welche Vorschriften gelten für Bewirtungsbelege?
Die Vorschriften für Bewirtungsbelege beinhalten vor allem die Angaben, die im Zusammenhang mit den Bewirtungskosten erkennbar sein müssen. Dazu gehören beispielsweise die Anzahl und Art der verzehrten Speisen und Getränke, die Anzahl und Art der Teilnehmer:innen, der Rechnungsbetrag sowie der Anlass des Geschäftsessens.
