Fälle einer Nebenkostenabrechnung Fristen Kostenarten Häufige Fehler Abrechnungszeiträume und Verteilerschlüssel Sonderfälle Formelle Anforderungen Prüfen Fazit FAQ

Nebenkostenabrechnung

Feda Mecan | Anzahl Artikel: 422

Geschäftsführer und Investment-Experte Letzte Überarbeitung am 27. Juli 2022

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Jeder Mensch, der in einer Mietwohnung lebt oder jeder/jede Vermieter:in wird sich schon einmal mit der Nebenkostenabrechnung beschäftigt haben. Dabei dürfte festgestellt worden sein, dass sich die Abrechnung der Nebenkosten am Anfang relativ leicht und selbsterklärend anhört, allerdings können an den unterschiedlichsten Stellen verschiedene Probleme aufkommen. Wir erklären deshalb, wann eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden muss, welche Kostenarten es in den Nebenkostenabrechnungen gibt und was für formelle Vorgaben bei der Erstellung von Nebenkostenabrechnungen beachtet werden müssen.

Das Wichtigste in Kürze:

Mieter:innen können Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen
Vermieter:innen müssen zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten unterscheiden
Steht eine Wohnung leer, gehen die anfallenden Nebenkosten zu Lasten der Vermieter:innen
Kommt die Nebenkostenabrechnung außerhalb der Frist aufgrund des Verschuldens der Vermieter:innen bei den Mieter:innen an, müssen diese keine Nachzahlung mehr leisten

In welchen Fällen muss eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden?

Im Normalfall gibt es drei Möglichkeiten, um die Nebenkosten im Mietvertrag zu regeln. Die Pflicht richtet sich nach der im Mietvertrag gewählten Möglichkeit in Bezug auf die Nebenkosten. Je nachdem welche Möglichkeit gewählt wurde, müssen Vermieter:innen eine Nebenkostenabrechnung erstellen.

Eine Möglichkeit ist die Vereinbarung einer Warmmiete. Sämtliche Nebenkosten gelten durch die Mietzahlung als bezahlt. Verbrauchs- und Preissteigerungen liegen hier im Risikobereich der Vermieter:innen.

Die nächste Möglichkeit ist die Nebenkostenpauschale. Nach den Regelungen des § 556 Abs. 2 BGB können die Vertragsparteien bedingt eine Nebenkostenpauschale vereinbaren. Der/die Mieter:in entrichtet unabhängig vom Energieverbrauch eine festgelegte, pauschale Summe. Im Mietvertrag muss detailliert dargelegt werden, welche Positionen insgesamt durch die Pauschale abgedeckt sind.

Die dritte Möglichkeit ist die Nebenkostenvorauszahlung. Oft vereinbaren die Vertragsparteien eine Kaltmiete in der Verbindung mit einer Nebenkostenvorauszahlung. Die Höhe der im Voraus zu zahlenden Nebenkosten werden anhand der Erfahrungswerte der Vermieter:innen festgelegt. In den meisten Fällen sind beide Parteien daran interessiert festzustellen, ob der/die Mieter:in zu wenig oder zu viel für die Nebenkosten gezahlt hat. Dies kann mit Hilfe der Nebenkostenabrechnung festgestellt werden. Zahlte der/die Mieter:in beispielsweise zu wenig, steht dem/der Vermieter:in unter Umständen eine Nachzahlung zu. Andersherum muss der/die Vermieter:in den zu viel gezahlten Betrag wieder an den/die Mieter:in zurückerstatten. Die Rechtsgrundlage zur Vorauszahlung lässt sich in § 556 BGB finden. Die Voraussetzung ist, dass der/die Mieter:in vertraglich überhaupt zur Zahlung von Nebenkosten verpflichtet ist. Der/die Vermieter:in kann dazu die Nebenkosten detailliert auflisten oder durch einen allgemeinen Hinweis auf die Einbeziehung des § 2 Nr. 1-16 Betriebskostenverordnung für das Vorliegen der Voraussetzung sorgen. Neben diesen Nebenkosten können durch den/die Vermieter:in sonstige Kosten im Sinne von § 2 Nr. 17 BetrKV geltend gemacht und auf den/die Mieter:in umgelegt werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Kosten überhaupt umlagefähig sind.
Dadurch wird der/die Vermieter:in verpflichtet regelmäßig eine entsprechende Nebenkostenabrechnung zu erstellen.

Fristen von Nebenkostenabrechnungen beachten

Natürlich hat der/die Vermieter:in nicht unendlich viel Zeit, um die Abrechnung zu erstellen, denn der/die Mieter:in hat regelmäßig ein großes Interesse an der Abrechnung. Auch für den/die Vermieter:in kann der Ablauf der Frist von Nachteil sein. Die Abrechnung der Nebenkosten bezieht sich immer auf einen Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten. Sobald der Zeitraum abgelaufen ist, hat der/die Vermieter:in zwölf Monate Zeit, um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Geschieht dies erst außerhalb dieser Frist, kann von dem/der Mieter:in keine Nachzahlung mehr verlangt werden.

Tipp Umgekehrt gilt dies nicht. Selbst wenn der Abrechnungszeitraum abgelaufen ist, müssen zu viel gezahlte Gelder wieder an den/die Mieter:in zurückgezahlt werden.

Da der/die Vermieter:in nur ein Mensch ist und weil die Abrechnung der Nebenkosten in manchen Fällen etwas komplexer sein kann, sind Fehler in der Abrechnung natürlich möglich. Aus diesem Grund wird dem/der Mieter:in eine Frist für die Einlegung eines Widerspruchs eingeräumt. Sobald der/die Mieter:in die Abrechnung erhalten hat, kann bis zu einem Jahr nach Erhalt Widerspruch eingelegt werden. Wird die Frist versäumt, können Einwendungen nicht mehr geltend gemacht werden – es sei denn der/die Mieter:in hat die aufgetretene Verspätung nicht zu vertreten.

Sollte dem/der Mieter:in ein Anspruch, aufgrund einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung gegen den/die Vermieter:in zustehen, ist darauf zu achten, dass dieser Anspruch der Verjährung nach dem BGB unterliegt. Es gilt in diesem Fall die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren, wobei die Verjährungsfrist ab dem Ende des Jahres anfängt zu laufen, indem der Anspruch entstand. Genauso verhält es sich mit dem Anspruch auf Nachzahlung, aufgrund eines Mehrverbrauchs. Der Nachzahlungsanspruch entsteht erst mit der Abgabe einer rechtswirksamen Nebenkostenabrechnung.

Zahlungsfrist für Forderungen

Nachzahlungen und Rückzahlungen müssen zwar nicht sofort geschehen, aber dennoch in einem bestimmten Zeitraum. Kommt es dazu, dass eine Nebenkostenabrechnung erstellt wurde, die eine Nachzahlung durch den/die Mieter:in zur Folge hat, haben Mieter:innen im Standardfall 30 Tage Zeit die Nachzahlung zu leisten. Vermieter:innen können aber auch individuelle Zahlungsfristen festlegen, innerhalb derer die Mieter:innen die Nachzahlung zu leisten haben. Die Zahlung der Nachzahlung erfolgt unabhängig von der Richtigkeit der Abrechnung. Soll die Abrechnung noch überprüft werden, kann die Nachzahlung unter einem Vorbehalt gezahlt werden. Stellt sich nach der Prüfung heraus, dass der Betrag viel zu hoch war, kann der zu viel gezahlte Betrag zurückgefordert oder mit den Vorauszahlungen des nächsten Jahres verrechnet werden.

Im entgegengesetzten Fall, dass dem/der Mieter:in ein Guthaben (aufgrund zu viel gezahlter Nebenkosten) zusteht, haben Vermieter:innen ebenfalls 30 Tage Zeit, um die Rückzahlung zu leisten.

Kostenarten in der Nebenkostenabrechnung

Wird eine Nebenkostenabrechnung erstellt, ist es wichtig diese so anzufertigen, dass juristisch nicht geschulte Mieter:innen erkennen können, um welche umgelegten Kosten es sich handelt. Anhand dieser Auflistung müssen Mieter:innen dazu in der Lage sein die Nebenkostenabrechnung zu überprüfen. Der Ausgangspunkt für die notwendige Aufgliederung ist der Mietvertrag zwischen den Parteien, denn dort ist im besten Fall geregelt, welche Kosten Mieter:innen zu tragen haben. Nur durch diese Aufgliederung ist es Mieter:innen in der gebotenen einfachen Weise möglich zu erkennen, ob nur die Kosten abgerechnet wurden, die nach dem Mietvertrag geschuldet werden und in welcher Höhe diese umgelegten Kosten anfielen.

Allerdings wird nicht verlangt, dass die Betriebskostenabrechnung die Angabe der Rechnungsdaten enthält – so beispielsweise das KG Berlin. Zudem dürfen Vermieter:innen einzelne Kostenpositionen, die dem gleichen Entstehungsgrund zuzuordnen sind, zusammenfassen. Aufgrund der uneinheitlichen Rechtsprechung scheint es allerdings geboten, die Ausgaben entsprechend den Positionen der BetrKV darzustellen. Vermieter:innen sollten auf die korrekte Bezeichnung der Positionen achten, denn es ist nicht ausreichend, wenn ein Punkt „Versicherungen“ abgerechnet wird. Aus diesem Posten lassen sich für die Mieter:innen keine weiteren Schlüsse ziehen. Problematisch ist der Punkt Versicherungen deshalb, weil Sach- und Haftpflichtversicherungen auf Mieter:innen umgelegt werden können, Rechtsschutz- und Mietausfallversicherungen wiederrum nicht.

Separates Beziffern und Ansetzen der Betriebskostenarten

Empfehlenswert ist es, dass Vermieter:innen die einzelnen Betriebskostenarten separat beziffern und dementsprechend ansetzen. Sollen einzelne Betriebskostenarten zusammengefasst werden, ist ein sachlicher Grund notwendig. Nur ausnahmsweise ist die Zusammenfassung zulässig und zwar dann, wenn Vermieter:innen zum Beispiel die Kosten für Schmutzwasser und Frischwasser in einer Summe zusammenfassen und abrechnen, wenn die Abwasserkosten an die Kosten des Frischwassers gekoppelt sind.

Die Zusammenfassung der Kosten von Wasserversorgung und Strom, Straßenreinigung + Müllbeseitigung + Schornsteinreinigung und Hausmeister + Gebäudereinigung ist regelmäßig, aufgrund des Fehlens eines sachlichen Grundes, unzulässig.

Umlagefähige Kosten

Es dürfte erkenntlich geworden sein, dass es Kosten gibt, die auf Mieter:innen umgelegt werden können und welche, die nicht umgelegt werden dürfen. Welche Betriebskosten im Endeffekt von den Vermieter:innen auf die Mieter:innen umgelegt werden dürfen, ergibt sich aus § 2 BetrKV. Demnach sind viele verschiedene Nebenkosten auf Mieter:innen umlegbar. Kosten, wie Entwässerungskosten, Warmwasserkosten, Aufzugskosten, Gebäudereinigungskosten und viele weitere gehören dazu.

Öffentliche Lasten: Teilweise können sogar öffentliche Lasten umgelegt werden. Zu dieser Kostenart gehört vor allem die Grundsteuer, nicht aber die Grunderwerbssteuer.
Die Wasserversorgung: Im Bereich der Wasserversorgung sind die Grundgebühren und der Wasserzähler umlagefähig. Außerdem sind Kosten für die Eichung und Wartung des Wasserverbrauchs und der Betrieb von hauseigenen Wasseraufbereitungs- oder Wasserversorgungsanlagen auf Mieter:innen umlegbar.
Die Entwässerung: Müssen Haus und Grundstück entwässert werden, fallen dafür regelmäßig Gebühren an. Diese Gebühren und die Kosten einer Entwässerungsanlage bzw. Entwässerungspumpe gehören zu den umlagefähigen Kosten.
Heizkosten: Anfallende Gebühren für den Betrieb einer Zentralheizung inklusive der Abgasanlage und der Eichung und Kosten für Fernwärme sind auf Mieter:innen umlegbar. Dazu gehören ebenfalls Kosten für die Reinigung und Wartung einer Etagenheizung.
Warmwasser: Fallen Kosten für die zentrale Wassererwärmung oder für die Wartung bzw. Reinigung von Warmwassergeräten an, können Vermieter:innen die Kosten auf Mieter:innen umlegen.
Die verbundene Versorgung von Heizung und Warmwasser: Gibt es zentrale Anlagen für Heizung und für die Wassererwärmung, sind die Brennstoffkosten umlagefähig.
Fahrstuhlkosten: Ist ein Fahrstuhl im Haus verbaut, können Vermieter:innen Kosten für den Betriebsstrom, für die Wartung des Fahrstuhls, für die Überwachung, für die Reinigung und Pflege des Fahrstuhls als Nebenkosten auf Mieter:innen umlegen. Beachtet werden muss, dass Instandsetzungs- und Reparaturkosten nicht umlagefähig sind.

Achtung Fährt der Aufzug nur in das Dachgeschoss, müssen die entsprechenden Mieter:innen die Kosten für diesen Aufzug alleine tragen. Die anfallenden Kosten dürfen nicht auf alle Mieter:innen des Hauses umgelegt werden.

Müllbeseitigung und Straßenreinigung: Die Straßenreinigung, die Müllentsorgung, die Schneebeseitigung und die Betriebskosten für eine eventuell vorhandene Müllkompressoranlage können Kosten verursachen, die umlagefähig sind.
Ungezieferbekämpfung und Gebäudereinigung: Zu zahlende Gelder für die durch die Mieter:innen genutzten Gebäudeteile oder für die Ungezieferbekämpfung sind auf Mieter:innen umlegbar.
Die Gartenpflege: Muss ein vorhandener Garten oder ein Spielplatz gepflegt werden, können die Gebühren, die dadurch entstehen, durch die Vermieter:innen auf die Mieter:innen umgelegt werden.
Beleuchtung und Schornsteinreinigung: In Bezug auf die Beleuchtung sind Stromkosten für Innen- und Außenbeleuchtung in den Gebäudeteilen, an den Zugängen und an den Treppen umlegbar, soweit sie gemeinsam durch die Mieter:innen genutzt werden. Zudem sind Gebühren für die Schornsteinreinigung umlagefähig.
Verschiedene Versicherungen: Unter Umständen sind bestimmte Versicherungen umlagefähig. Zu den umlagefähigen Versicherungen gehören die Sach- und Haftpflichtversicherungen, genauso wie die Glasversicherung und Haftpflichtversicherung für Gebäude, Öltanks und Aufzüge. Private Versicherungen, wie die Rechtsschutzversicherung hingegen nicht.
Hausmeister: Gibt es einen Hausmeister, der sich um anfallende Arbeiten kümmert, ist dessen Arbeitslohn umlagefähig. Verwaltungsarbeiten, die vom Hausmeister übernommen werden, sind es nicht.
Gebühren für Antennen und Kabelanschlüsse: Die monatlichen Grundgebühren für Kabelanschlüsse und die Betriebs- und Wartungskosten für Antennen- und Verteileranlagen gelten als umlagefähig.
Waschkeller: Können die Mieter:innen einen gemeinsamen Waschkeller nutzen, können die entstehenden Kosten für Strom, Reinigung und Wartung durch die Vermieter:innen umgelegt werden.
Sonstige Betriebskosten: Vermieter:innen ist es erlaubt weitere, sogenannte „sonstige Betriebskosten“ umzulegen. Sie müssen nur darauf achten, dass es sich um wiederkehrende, notwendige Kosten handelt. Ein Beispiel ist die Reinigung von Dachrinnen. Ist dies am Gebäude immer wieder notwendig, sind die Kosten dafür im Mietvertrag unter dem Punkt „sonstige Betriebskosten“ aufzuführen.

Nicht umlagefähige Kosten

Genauso gibt es Kosten, die von Vermieter:innen nicht auf die Mieter:innen umgelegt werden können bzw. dürfen. Zu den nicht umlagefähigen Kosten gehören vor allem Reparatur-, Instandhaltungs- und Verwaltungskosten.

Reparaturkosten: Schon aus dem Gesetz geht hervor, dass Vermieter:innen dazu verpflichtet sind, den Mieter:innen den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Mietobjektes zu gewährleisten. Fallen Heizungen aus, müssen diese durch die Vermieter:innen instandgesetzt werden. Die dafür anfallenden Kosten dürfen dann nicht auf Mieter:innen umgelegt werden. Sobald die Heizung wieder repariert ist, sind Mieter:innen dazu in der Lage, das Mietobjekt wieder bestimmungsgemäß zu nutzen. Mithin sind Reparaturkosten ganz klar nicht umlagefähig.
Instandhaltungskosten: Durch Vermieter:innen aufgewendete Gelder für die Instandhaltung des Gebäudes, sind nicht umlagefähig. Dazu gehören beispielsweise aufgebrachte Kosten für die Erneuerung des Daches oder das Streichen der Fassade.
Verwaltungskosten: Die Verwaltungskosten sind auch nicht umlagefähig. Die Verwaltungskosten werden definiert als Aufwendungen, die Vermieter:innen für Personal und Einrichtungen zur Verwaltung des Gebäudes benötigt. Sollte sich im Mietvertrag eine Klausel befinden, die Verwaltungskosten auf Mieter:innen abwälzt, kann diese im Normalfall als unwirksam angesehen werden.
Kreditzinsen: Anfallende Kreditzinsen dürfen von Vermieter:innen ebenfalls nicht auf Mieter:innen abgewälzt werden.

Häufige Fehler in der Nebenkostenabrechnung und Tipps für Mieter

Aufgrund der doch hohen Komplexität der Nebenkostenabrechnung, kommt es natürlich oft zu Fehlern in dieser Abrechnung. Gerade für die Mieter:innen kann sich ein genauer Blick auf die Abrechnung durchaus lohnen, denn wenn die Nebenkostenabrechnung Fehler aufweist, können eventuell Nachzahlungen vermieden werden. Aus diesem Grund listen wir die häufigsten Fehler bei Nebenkostenabrechnungen auf, damit du weißt, auf welche Punkte besonders geachtet werden sollte.

Keine schriftliche Vereinbarung im Mietvertrag

Viele Menschen glauben, dass die Betriebskosten pauschal immer von den Mieter:innen zu tragen sind. Das ist allerdings nicht so. Aus dem Wortlaut des § 556 Abs. 1 Satz 1 BGB ergibt sich, dass grundsätzlich Vermieter:innen für die Betriebskosten aufkommen müssen. Erst durch eine gesonderte Vereinbarung können die anfallenden Betriebskosten auf Mieter:innen umgelegt werden. Fehlt diese Vereinbarung im Mietvertrag, müssen Mieter:innen die Betriebskosten auch nicht zahlen.

Abrechnung von nicht umlagefähigen Kosten

Auch unter den Vermieter:innen gibt es schwarze Schafe, die immer wieder versuchen nicht umlagefähige Kosten auf Mieter:innen umzulegen. Mieter:innen sollten die Nebenkostenabrechnung genau prüfen und jede einzelne Position der Abrechnung durchgehen.

Hinweis Der BGH entschied, dass Mieter:innen nicht für die Kosten einer Notfallbereitschaft des Hausmeisters aufkommen müssen, denn diese Kosten zählen zu den Verwaltungskosten. (Az.: VIII ZR 62/19)

Fehler bei sonstigen Betriebskosten

Oft versuchen Vermieter:innen etliche Kosten auf die Mieter:innen umzulegen. Dafür wird im Mietvertrag gerne der Punkt „sonstige Betriebskosten“ genutzt. Allerdings sind die Kosten nur unter bestimmten Voraussetzungen umlagefähig. Im Laufe der Zeit erkannten verschiedene Gerichte verschiedene Kosten als sonstige Betriebskosten an. Dazu gehören die Dachrinnenreinigung, Pförtnerkosten, der Betrieb eines Schwimmbades und das Prüfen von Blitzanlagen. Gibt es im Mietvertrag keine entsprechende Vereinbarung, können Vermieter:innen die Kosten nicht abrechnen.

Nichteinhalten der Abrechnungsfrist

Sollte die Nebenkostenabrechnung außerhalb des Zeitraums von zwölf Monaten den Mieter:innen zugehen und der/die Vermieter:in hat die Verspätung zu verschulden, müssen die Mieter:innen eventuell anfallende Nachzahlungen nicht mehr zahlen. Dies steht in § 556 Abs. 3 BGB geschrieben.

Fehlende Einhaltung der Wirtschaftlichkeit

§ 556 BGB regelt weiter, dass die Nebenkostenabrechnungen unter Beachtung der Wirtschaftlichkeit erstellt werden müssen. Vermieter:innen dürfen die Gelder also nicht wahllos ausgeben, sondern müssen Preise und Angebote vergleichen. Unnötige Versicherungen, überhöhte Personalkosten und überflüssige Anschaffungen dürfen von Vermieter:innen nicht getätigt werden. Zur Überprüfung der Wirtschaftlichkeit sind Mieter:innen normalerweise dazu berechtigt, die Unterlagen der Vermieter:innen einzusehen. Mithilfe eines Betriebskostenspiegels kann sodann die Angemessenheit der Höhe der Betriebskosten eingeschätzt werden.

Abrechnungszeiträume und Verteilerschlüssel

Im Grunde ist der Abrechnungszeitraum auf die zwölf Monate aus § 556 BGB begrenzt. Unter ganz bestimmten, strengen und engen Voraussetzungen ist es Vermieter:innen erlaubt den Zeitraum zu verlängern – dies urteile der BGH im Jahre 2011 (Urteil vom 27.07.2011, Az:. VIII ZR 316/10). In der Praxis dürfte dies aber relativ selten vorkommen. Ziehen Mieter:innen früher aus, weil der Mietvertrag beispielsweise gekündigt wurde, müssen die Nebenkosten anteilig berechnet werden. Dies verdeutlicht, dass Zeiträume in manchen Fällen also durchaus unter den zwölf Monaten liegen können. Wird der Zeitraum überschritten, kann es dazu kommen, dass die Nebenkostenabrechnung formal inkorrekt ist, wodurch Vermieter:innen finanzielle Nachteile entstehen können. Empfehlenswert ist es demnach, sich an die vorgeschriebenen zwölf Monate zu halten.

Ein weiteres, wichtiges Element der Nebenkostenabrechnung ist der Verteilerschlüssel. Die Art dieses Schlüssels gibt vor, wie Vermieter:innen die Gesamtsumme auf die Mieter:innen umlegen. Die möglichen Verteilerschlüssel sind Anzahl der Personen im Haushalt, Anzahl der Wohneinheiten oder die Wohnfläche. Ist im Vertrag kein Verteilerschlüssel angegeben, müssen Vermieter:innen die Nebenkosten mit Hilfe der Wohnfläche abrechnen.

Erlaubt ist es, verschiedene Kosten mit verschiedenen Verteilerschlüsseln abzurechnen. Sinnvoll könnte es zum Beispiel sein, die Kosten für Müll und Abwasser anhand der Personenzahl und die Gartenpflege anhand der Wohnfläche abzurechnen. Die Mieter:innen müssen nur dazu in der Lage sein, genau nachvollziehen zu können, wie was letztendlich abgerechnet wird.

Bei den verschiedenen Verteilerschlüsseln gibt es unterschiedliche Vor- und Nachteile. Wird anhand der Wohnfläche abgerechnet, zahlen zwar die Parteien mehr, die mehr Wohnfläche bewohnen, allerdings bleiben Umstände wie ein sparsamer Verbrauch gänzlich unbeachtet. Mit Hilfe der Größe des Haushalts können die verbrauchsabhängigen Kosten zwar fair unter den Mieter:innen aufgeteilt werden, aber für die Vermieter:innen ist dies ein größerer verwaltungsmäßiger Aufwand. Die Vermieter:innen müssen nämlich immer überprüfen, wie viele Personen in welcher Wohnung tatsächlich leben.

Der Verteilerschlüssel, der nach der Anzahl der Wohneinheiten geht, macht oft nur Sinn, wenn die Wohneinheiten gleich groß sind – Bsp.: Doppelhaushälfte. Bei unterschiedlich großen Wohneinheiten müssten Mieter:innen einer Einzimmerwohnung genauso viel zahlen, wie Mieter:innen einer 120qm Wohnung. Dies scheint wenig fair.

Nebenkostenabrechnung in Sonderfällen

In bestimmten Konstellationen müssen Vermieter:innen bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung Besonderheiten beachten, sodass ein gewisses Know-how vorhanden sein sollte. Solche Fälle sind der Mieterwechsel, der Leerstand einer Wohnung und die Abrechnung eines privaten Haushalts und eine Gewerbemiete in der gleichen Abrechnungseinheit.

Mieterwechsel

Es kann natürlich vorkommen, dass die Mietparteien mitten im Jahr wechseln. Eine Partei zieht aus der Wohnung aus und kurze Zeit später ziehen neue Mieter:innen wieder in die Wohnung ein. Nun stellt sich die Frage, wie die Nebenkostenabrechnung zu erstellen ist.

Um eine gerechte Abrechnung der Nebenkosten gewährleisten zu können, bedarf es einer Ablesung der Zählerstände. Der Abrechnungszeitraum wird mit Ende des Mietverhältnisses von Mieter:in A beendet und beginnt für Mieter:in B mit dem Anfang des neuen Mietverhältnisses. Zieht Mieter:in A vor Ablauf des Mietverhältnisses aus, müssen die Nebenkosten dennoch von Mieter:in A bis zum Ende getragen werden – unabhängig von der Nutzung. Mieter:innen haben kein Recht auf eine vorzeitige Teilabrechnung. Grundsätzlich müssen sie sich bis zum Ende der Abrechnungsperiode gedulden. Verbrauchsunabhängige Kosten werden einfach zeitanteilig gleichmäßig auf die Mieter:innen – bei einem Mieterwechsel – verteilt.

Leerstand

Nun kann es dazu kommen, dass ein:e Mieter:in auszieht und der/die nächste Mieter:in noch nicht gefunden ist. Die Wohnung steht also leer. Für Vermieter:innen stellt sich die Frage, wer die Kosten während des Leerstands zu zahlen hat. Ganz klar gehen die anfallenden Kosten zu Lasten der Vermieter:innen. Die Kosten können weder den alten Mieter:innen, noch den eventuell schon vorhandenen neuen Mieter:innen (vor Beginn des Mietverhältnisses) auferlegt werden.

Private und Gewerbemieter in einer Abrechnungseinheit

Es ist nicht selten, dass sich in einem Haus ein Laden oder ein Geschäft befindet. Hierfür ist in den meisten Fällen ebenso eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Je nachdem, ob die Voraussetzungen vorliegen, müssen die Kosten für das Gewerbe extra ausgewiesen werden oder nicht. Soweit durch die gewerbliche Nutzung keine Mehrbelastung der übrigen Mieter:innen entsteht, müssen Vermieter:innen das Gewerbe nicht extra abrechnen. Es darf der gleiche Verteilerschlüssel genutzt werden. So soll dem Interesse, die Nebenkostenabrechnung möglichst einfach zu halten, nachgekommen werden. Auf der anderen Seite sind Vermieter:innen dazu verpflichtet die Nebenkosten für die gewerbliche Nutzung separat abzurechnen, wenn eine erhebliche Mehrbelastung für die anderen Mieter:innen vorliegt. Die Rechtsprechung zieht eine erhebliche Mehrbelastung in Betracht, wenn die Gewerbeeinheit mehr als 15 Prozent Mehrbelastung verursacht.

Formelle Anforderungen bei der Erstellung von Nebenkostenabrechnungen

Durch die Rechtsprechung wurde im Laufe der Zeit festgelegt, welche formellen Anforderungen eine Nebenkostenabrechnung erfüllen muss, damit sie nicht als unwirksam angesehen wird. Es müssen bestimmte Mindestangaben vorhanden sein, damit die Nebenkostenabrechnung den formellen Anforderungen genügt. Dazu gehören die Bezeichnung des Objekts, auf das sich die Abrechnung bezieht, die Benennung des Abrechnungszeitraums, die Zusammenstellung der Gesamtkosten für jede einzelne Kostenart, die Angabe des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Anteils der Kosten, die auf die Wohnung der jeweiligen Mieter:innen anfallen und die Verrechnung von Vorauszahlungen mit dem auf die Mieter:innen entfallenden Kostenanteile. Sind all diese Angaben enthalten, genügt die Nebenkostenabrechnung den formellen Anforderungen.

Nebenkostenabrechnung prüfen

An diesem Punkt sollte erkenntlich geworden sein, dass das Thema Nebenkostenabrechnung sehr kompliziert und undurchsichtig sein kann. Mieter:innen sollten die Nebenkostenabrechnung auf jeden Fall immer kontrollieren, bevor sie Nachzahlungen leisten. Es kann nämlich vorkommen, dass die Vermieter:innen Fehler gemacht haben, sodass gar keine Nachzahlung notwendig ist, sondern viel mehr ein Guthaben vorhanden ist. Natürlich können selber Recherchen im Internet angestellt werden. Trauen sich die Mieter:innen, aufgrund der hohen Komplexität nicht selbst an das Thema heran, können Experten, wie Anwälte oder Mietvereine zur Hilfe herangezogen werden, die den Mieter:innen tatkräftig zur Seite stehen.

Fazit

Nebenkostenabrechnungen sind ein sehr häufiger Streitpunkt zwischen Mieter:innen und Vermieter:innen, denn wenn es um das Geld geht, ist der Spaß schnell vorbei. Für Vermieter:innen ist es also wichtig, auf die Richtigkeit der Abrechnung zu achten und zum Beispiel keine nicht umlagefähigen Kosten abzurechnen und den Abrechnungszeitraum einzuhalten. Der Verteilerschlüssel sollte ausdrücklich festgelegt werden, damit es hinterher keine Probleme gibt. Auf der anderen Seite sollten Mieter:innen sich nicht direkt mit der Nebenkostenabrechnung zufriedengeben. Vielmehr sollte sie überprüft werden, um unnötige Kosten in Form von Nachzahlungen zu vermeiden.

FAQ: Fragen und Antworten zur Nebenkostenabrechnung

Wann muss eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden?

Vermieter:innen müssen eine jährliche Nebenkostenabrechnung erstellen, wenn eine Nebenkostenvorauszahlung im Mietvertrag vereinbart wurde.

Wie kann man einer Nebenkostenabrechnung widersprechen?

Mieter:innen können einen Widerspruch gegen Nebenkostenabrechnungen abgeben. Dieser muss immer schriftlich innerhalb der Zwölfmonatsfrist eingelegt werden. Der Widerspruch ist dabei zu begründen und er muss dem/der Vermieter:in zugehen.

Welche Mieterrechte gibt es bei der Nebenkostenabrechnung?

Mieter:innen können die Unterlagen einsehen und prüfen, ob die Höhe der abgerechneten Nebenkosten der Wirtschaftlichkeit entsprechen. Zudem können Mieter:innen der Nebenkostenabrechnung widersprechen. Sollte ein Guthaben aufgrund einer zu hohen Vorauszahlung vorhanden sein, kann dies mit den Vorauszahlungen des nächsten Abrechnungszeitraums verrechnet werden. Geht Mieter:innen die Nebenkostenabrechnung außerhalb der zwölf Monate (aufgrund eines Verschuldens der Vermieter:innen) zu, müssen sie eine Nachzahlung nicht mehr leisten.