Lohnbuchführung
Ein gutes Unternehmen ist ohne seine Mitarbeiter:innen kaum etwas wert. Kommt es zur Einstellung von Personal, muss auf zahlreiche Formalien geachtet werden. All diese formellen Angelegenheiten laufen in der sogenannten Lohnbuchführung zusammen. Wenn man von der Lohnbuchführung spricht, geht es nicht bloß um monatliche Löhne und Gehälter, sondern vorwiegend auch um etwaige Meldepflichten. Was genau Gegenstand der Lohnbuchführung ist, worin der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt besteht und was es außerdem zu beachten gilt, erklären wir im folgenden Artikel.
Das Wichtigste in Kürze
- Lohn und Gehalt sind zwei unterschiedliche Modelle, auch wenn die Begriffe oft synonym verwendet werden.
- Bei der Lohnbuchführung geht es nicht nur um Gehalts- oder Lohnabrechnungen, sondern auch um das Beachten der gesetzlichen Meldepflichten.
- Durch das Outsourcing der Lohnbuchhaltung können Unternehmen Geld sparen.
- In der Lohnabrechnung ist zwischen Zuschlägen (z. B. Nachtarbeit) und Zulagen (z. B. Gefahrenzulage) zu unterscheiden.
Was ist Lohnbuchführung?
Die Lohnbuchführung wird vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Grundsätzlich ist jedes Unternehmen zur Finanzbuchführung verpflichtet. Häufig werden die Begriffe Buchführung und Buchhaltung synonym verwendet. Bei der Lohnbuchführung geht es darum, die monatlichen Gehaltsabrechnungen zu erstellen, auf denen der Erstellungszeitpunkt und der Gültigkeitszeitraum zu finden sein müssen. Neben diesen Angaben müssen das Bruttogehalt, sämtliche Abzüge sowie das am Ende übrig bleibende Nettogehalt aufgeführt werden.
Je nachdem, wie groß ein Unternehmen ist und um welche Unternehmensart es sich handelt, kann die Lohnbuchführung mehr oder weniger kompliziert und aufwendig sein. Wenn Angestellte zum Beispiel in Form eines Stundenlohns bezahlt werden und Überstunden sowie Wochenendarbeit zusätzlich vergütet bekommen, ist die Lohnbuchführung deutlich aufwendiger, als wenn die Beschäftigten ein festes Gehalt beziehen.
Exemplarische Bestandteile der Lohnbuchhaltung
Wie bereits erwähnt, geht es bei der Lohnbuchhaltung nicht nur die Abrechnung der Gehälter, sondern sie beinhaltet weitere Aufgabenbereiche, die nicht zu vernachlässigen sind. Diese umfassen die Pflege der Personaldaten, die Erstellung von Lohnabrechnungen, die Führung von Jahreslohnkonten und die Anpassung an gesetzliche Änderungen.
Personaldaten pflegen
Die Daten der Angestellten wie Name und Vorname, Geburtsdatum und Adresse werden als Lohnkontodatensatz in der Lohnbuchhaltung angelegt und laufend gepflegt. Damit für alle neuen Mitarbeiter:innen ein entsprechendes Lohnkonto eröffnet werden kann, müssen die verpflichtenden Daten über eine zentrale Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern angefordert werden. Damit dies möglich ist, müssen Neueinsteiger:innen über die Lohnbuchführung bei dieser Datenbank gemeldet werden.
Lohnabrechnungen
Neben der Pflege der Daten der Angestellten gehört die Erstellung von Lohnabrechnungen natürlich ebenfalls zur Lohnbuchführung. Lohnabrechnungen sollen es den Arbeitnehmer:innen ermöglichen, genau nachzuvollziehen, wie hoch der jeweilige Bruttolohn im entsprechenden Monat ist, welche Zuschläge es gab, was für Abgaben (z. B. Steuern) gezahlt wurden, für welchen Monat die Lohnabrechnung gilt und natürlich, was am Ende an Nettolohn übrig bleibt.
Verpflichtendes Jahreslohnkonto führen
Die Führung eines Jahreslohnkontos gehört ebenfalls zu den Bestandteilen der Lohnbuchhaltung. Der Begriff des Lohnkontos beschreibt im eigentlichen Sinn nur die Sammlung von bestimmten Datensätzen. Jedes Konto enthält somit alle Daten, die für die einzelnen Arbeitnehmer:innen von Belang sind. Welche Daten ein Lohnkonto genau beinhalten muss, wird sowohl in § 41 EStG als auch in § 4 Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) festgelegt.
Zusammengefasst bedeutet das, dass die Lohnbuchhaltung Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter:innen des Unternehmens vorbereitet und die Abrechnungen am Ende des Monats aushändigt. Zu den Abrechnungen kommen für die Unterlagen der Arbeitgeber:innen noch die Auszahlungslisten, die Meldebescheinigungen für die Sozialversicherung und das sogenannte Lohnjournal hinzu. Dabei ist es möglich, dass sich die Unterlagen je nach Unternehmen unterscheiden.
Im Lohnkonto selbst müssen folgende Angaben enthalten sein:
- Der Lohnsteuerabzug
- Sonderzahlungen wie Kurzarbeitergeld usw.
- Der Wegfall eines Anspruchs auf den Verdienst an mindestens 5 aufeinanderfolgenden Arbeitstagen
- Die persönlichen Daten der Arbeitnehmer:innen
- Jahresfreibeträge, Monatsbeträge, Wochenbeträge oder Tagesbeträge, Jahreshinzurechnungsbetrag
- Der Versorgungsfreibetrag und eventuelle Zuschläge zu diesem Betrag
- Der Zeitpunkt der Lohnzahlung
- Der Zeitraum der Lohnzahlungen
- Angaben zu den Sach- und Geldlöhnen – getrennt voneinander
- Außerordentliche Einkünfte
- Bezüge, die unter das Doppelsteuereinkommen fallen und dem Progressionsvorbehalt unterliegen
Ständige Beachtung gesetzlicher Änderungen
Zusätzlich sind die Lohnbuchhalter:innen dazu angehalten, die gesetzlichen Änderungen in Bezug auf die Lohnbuchführung jederzeit zu beachten. Im Grunde genommen gehören die Meldepflichten zu den wichtigsten gesetzlichen Vorschriften. Diese Meldungen werden auch DEÜV-Meldungen genannt und werden von der Lohnbuchhaltung abgewickelt. Dahinter verbergen sich die Angaben zu den Daten der Arbeitnehmer:innen gegenüber den Sozialversicherungen.
Außerdem melden die Lohnbuchführer:innen die Zahlungen an Krankenkassen, weshalb sie dann als Gegenleistung die Krankenkassennachweise erhalten. Zudem muss die Lohnbuchhaltung die Lohnsteueranmeldung durchführen, mit der sie dafür sorgt, dass die Quellenbesteuerung stattfindet. Dies sorgt dafür, dass Arbeitnehmer:innen automatisch die Nettowerte ihrer Gehälter erhalten – die Beiträge für Sozialversicherung und Krankenkasse sowie etliche Steuern werden direkt abgezogen.
Während der laufenden Beschäftigung müssen die einbehaltenen Steuern und der Solidaritätszuschlag über das ELSTER-Portal an das zuständige Finanzamt übermittelt werden. Endet ein Beschäftigungsverhältnis, muss die Lohnbuchführung zum einen das Bundeszentralamt für Steuern über das Ende der Beschäftigung informieren. Zum anderen ist die Krankenkasse zu kontaktieren, damit Beschäftigte versichert bleiben, bis ihre Verträge ausgelaufen sind.
Anforderungen an die Gehaltsabrechnung
Beim Erstellen von Gehaltsabrechnungen gilt es verschiedene Vorgaben zu beachten, damit die Gehaltsabrechnung den gesetzlichen Vorschriften entspricht. § 108 GewO schreibt vor, dass die Erstellung einer Abrechnung des Arbeitsentgelts Pflicht ist und mindestens Angaben über den Abrechnungszeitraum und über die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts in der Abrechnung enthalten sein müssen. Die Gehaltsabrechnung ist in Textform zu erstellen.
Es werden zwei Bruttobeträge benötigt – das Sozialversicherungsbrutto und das Steuerbrutto. Mithilfe des Steuerbruttobetrags werden die Steuern berechnet. Diese ausgerechneten Abzugswerte müssen einzeln aufgeführt werden. Darunter fallen die Lohnsteuer und gegebenenfalls der Solidaritätszuschlag sowie die Kirchensteuer.
Aus dem Sozialversicherungsbrutto berechnet man anteilig die Sozialversicherungsbeiträge für die Sozialversicherungsträger. Aufzuführen sind hier die Beiträge der Arbeitnehmer:innen zu Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung sowie zur Arbeitslosenversicherung. Aus all diesen Abzügen ergibt sich dann das Nettogehalt bzw. der Nettolohn.
Der Nettolohn und das Nettogehalt sind nicht automatisch die Beträge, die wirklich an die Arbeitnehmer:innen überwiesen werden. Individuell müssen weitere abzuziehende Beträge beachtet und ausgewiesen werden. Dazu gehören Abschlagszahlungen, Gehaltsanteile, Tilgungsraten und auch Vorschüsse. Erst nach diesen Abzügen steht die Überweisungssumme fest.
An dieser Stelle hören die Pflichtangaben noch nicht auf, denn die aufgrund § 108 Abs. 3 S. 1 GewO erlassene Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) regelt weiter, dass die Gehaltsabrechnung zusätzlich Angaben zu folgenden Punkten enthalten muss:
- Anschrift und Name des Arbeitgebers
- Anschrift, Name und Geburtsdatum der Arbeitnehmer:innen
- Versicherungsnummer des Arbeitgebers
- Beschäftigungsbeginn
- Steueridentifikationsnummer und Steuerklasse
- Anzahl der Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge und Abrechnungszeitraum
- Kinderfreibeträge
- Merkmale für die Kirchensteuer
- Steueranrechnungsbeträge und Steuerfreibeträge
Lohn
Oft werden die Begriffe Lohn und Gehalt als Synonyme verwendet, was genau genommen falsch ist. Der Lohn hängt grundsätzlich von der geleisteten Arbeit ab – man bekommt also das bezahlt, was man auch geleistet hat. Stundenlöhne oder eine produzierte Stückzahl als Basis für die Berechnung des Lohns sind keine Seltenheit. Weil es üblich ist, dass die Anzahl der Arbeitsstunden wegen eines Urlaubs oder aufgrund von Feiertagen schwankt, kann der am Monatsende ausgezahlte Lohn durchaus genauso schwanken. Die Auftragslage innerhalb eines Unternehmens kann sich ebenso auf die Lohnhöhe auswirken, denn wenn nur wenige Aufträge vorliegen, werden Arbeitnehmer:innen freigestellt, weshalb die Lohnhöhe sinkt. Geht es dem Unternehmen jedoch wirtschaftlich gut, profitieren Arbeitnehmer:innen wiederum von angehobenen Löhnen.
Neben dem Grundlohn können Arbeitnehmer:innen auch Zuschläge bekommen, die im Regelfall für die Arbeit an Sonn- und Feiertagen, für Nachtarbeit und für Überstunden gezahlt werden. Zuschläge für Sonn- und Feiertagsarbeit sowie für Nachtarbeit sind in bestimmten festgelegten Grenzen sogar steuerfrei. Davon zu unterscheiden sind Zulagen, die mit Tatbestandsmerkmalen verbunden sind. Hierzu gehören zum Beispiel Erschwerniszulagen, Gefahrenzulagen und Schmutzzulagen.
Zusammengefasst gehören alle Bezüge zum Arbeitslohn, die sich im weitesten Sinne als Gegenleistung zur geleisteten Arbeit erweisen. Sobald solche Zulagen zur Anerkennung besonderer Leistungen oder mit Rücksicht auf Besonderheiten bei der Arbeit gezahlt werden, sind sie lohnsteuerpflichtig.
Gehalt
Vom Lohn zu unterscheiden ist das Gehalt. Ein Gehalt wird in Form eines Monatsgehalts gezahlt und ist unabhängig von der Anzahl der Arbeitstage pro Monat und der tatsächlichen Arbeitsleistung. Diese Unabhängigkeit sorgt dafür, dass das Gehalt jeden Monat die gleiche Höhe hat. Das gilt auch dann, wenn die Arbeitnehmer:innen in diesem Monat Urlaub genommen haben oder Feiertage auf die Arbeitszeit gefallen sind. Welches Arbeitsentgelt das bessere ist, muss je nach Einzelfall entschieden werden. Beide Modelle bringen ihre Vor- und Nachteile mit sich.
Betriebsprüfungen der Lohnbuchführung
Die Mitarbeiter:innen sind selbst dafür verantwortlich, die Richtigkeit der Abrechnungen anhand der Entgeltbescheinigungen zu überprüfen. Das Unternehmen hingegen wird in regelmäßigen Abständen einer Betriebsprüfung unterzogen. Überprüft wird die ordnungsgemäße Abführung von Beiträgen für die Krankenkassen, die gesetzliche Unfallversicherung und die Pflegeversicherung. Daher ist es zwingend notwendig, dass die Lohnbuchhaltung die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Dokumentationspflicht einhält. Nur so lassen sich rechtliche Konsequenzen vermeiden.
Lohnbuchführung organisieren
An dieser Stelle dürfte bereits zu erkennen sein, dass die Lohnbuchhaltung ziemlich komplex und undurchsichtig werden kann. Wie kann man also die Lohnbuchhaltung organisieren, damit möglichst wenig Fehler passieren und man keine rechtlichen Sanktionen befürchten muss? Hierzu gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Interne Lohnbuchführung
Eine Möglichkeit ist die interne Lohnbuchführung. Hier stellt das Unternehmen einen oder mehrere Mitarbeiter:innen ein, die die Aufgaben der Lohnbuchhaltung übernehmen. Da der Bereich sehr komplex werden kann, bedarf es ausreichenden Fachwissens. Entsprechend ausgebildete Mitarbeiter:innen können gerade für frisch gegründete Unternehmen schnell teuer werden.
Externe Lohnbuchhalter:innen
Eine andere Möglichkeit ist das Outsourcing von Lohnbuchhaltungsaufgaben. Das Unternehmen sucht sich also außenstehende Lohnbuchhalter:innen, die die Lohnbuchführung des Unternehmens übernehmen, ohne selbst dort angestellt zu sein. So können Unternehmen Kosten für Gehälter und eventuell notwendige Fortbildungen sparen. Hierbei sollte aber darauf geachtet werden, dass diese Aufgabe jemandem anvertraut wird, der genau weiß, was er tut. Es muss eine gute Vertrauensbasis bestehen, die dem Unternehmen eine solide Grundlage schafft und es wissen lässt, dass die Lohnbuchführungsaufgaben ordnungsgemäß übernommen werden. Man sollte sich also bereits bei der Unternehmensgründung nach infrage kommenden externen Lohnbuchhalter:innen umsehen.
Steuerberater:innen
Eine weitere Möglichkeit ist, direkt den Gang zu Steuerberater:innen zu wagen. Steuerberater:innen verfügen in der Regel über umfangreiches Fachwissen und viel Erfahrung, sodass sie gut dazu in der Lage sind, gesetzlich konforme Entgeltabrechnungen zu erstellen und die komplette Lohnbuchführung inklusive der Beachtung aller Meldepflichten und weiterer Vorschriften zu übernehmen. Was die Kosten betrifft, kann es hier natürlich teurer werden, da Steuerberater:innen im Regelfall höhere Stundensätze berechnen. Handelt es sich dann noch um ein großes Unternehmen, welches viele Mitarbeiter:innen beschäftigt, und wird die Lohnbuchführung daher komplexer, können die Kosten noch einmal stark steigen.
Apps und Tools
Wenn ein Unternehmen sich entscheidet, die Lohnbuchhaltung selbst vorzunehmen, benötigt man dazu die richtigen Programme oder allgemein Tools. Es gibt verschiedene Softwareanbieter, die gute Lösungen für die Lohnbuchhaltung zur Verfügung stellen. So wird die Buchhaltung den Anwender:innen erleichtert und mögliche Fehler sind leichter auszuschließen. Die Programme ersetzen aber nicht das nötige Fachwissen der Lohnbuchhalter:innen. Die Anbieter Lexware und Sage sind auf diesem Gebiet führend und können empfohlen werden. Jeder Anbieter bringt dabei seine Vor- und Nachteile mit sich. Während Lexware beispielsweise von bis zu 50 Mitarbeiter:innen genutzt werden kann und eine App anbietet, gibt es bei Sage einen Bedien-Assistenten.
Fazit
Die Lohnbuchführung ist ein komplexes Unterfangen und sollte keinesfalls vernachlässigt werden. Es ist notwendig, dass diese von Personen ausgeführt wird, die komplexes Fachwissen vorweisen können. Zwar ist das Einsparen von Kosten eine gute Sache, allerdings sollte dies bei der Durchführung der Lohnbuchhaltung nicht im Vordergrund stehen. Es gibt viele teils komplizierte gesetzliche Regelungen, die bei der Lohnbuchführung und vor allem bei der Erstellung von Gehalts- bzw. Lohnabrechnungen zu beachten sind. Outsourcing oder die Abgabe an Steuerberater:innen sind sichere Möglichkeiten, um die Buchhaltung fachmännisch zu erledigen. Entscheidet man sich dennoch dazu, die Lohnbuchführung im Unternehmen selbst durchzuführen, kann die Wahl des richtigen Tools oder der richtigen Software entscheidend sein.
FAQ: Fragen und Antworten zur Lohnbuchführung
Was ist der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt?
Der Lohn ist von der tatsächlich erbrachten Arbeitsleistung abhängig, sodass der ausgezahlte Lohn am Monatsende in der Höhe variieren kann. Das Gehalt hingegen wird unabhängig von den Arbeitstagen im Monat und der geleisteten Arbeit immer in gleicher Höhe ausgezahlt.
Welche Aufgaben muss die Lohnbuchführung ausführen?
Die Lohnbuchführung muss Lohnkonten führen, Personalstammdaten pflegen, An- und Abmeldungen von Mitarbeiter:innen durchführen, Gehalts- bzw. Lohnabrechnungen erstellen und die gesetzlichen Meldepflichten beachten.
Welche Anforderungen muss eine Gehaltsabrechnung erfüllen?
Eine Gehaltsabrechnung muss mindestens Angaben über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Im Hinblick auf die Zusammensetzung sollen vor allem Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen und Vorschüsse aufgeführt werden. Außerdem ist die Abrechnung in Textform zu erstellen.
