Bankbelege
Alle Kontoinhaber:innen kennen die Bankbelege oder anders genannt Kontoauszüge. Früher musste man sich regelmäßig zu einem Automaten seiner Bank begeben, um dort die Kontoauszüge zu ziehen. Wartete man zum Beispiel auf eine Überweisung, ließ sich der Geldeingang mithilfe des Kontoauszugs feststellen. Heutzutage öffnet man in den meisten Fällen einfach seine Banking-App hat dort den direkten Überblick über den Kontostand und die dazugehörigen Kontobewegungen. Warum es manchmal wichtig ist, Bankbelege aufzubewahren, wen eine Aufbewahrungspflicht betrifft und ob man Kontoauszüge beispielsweise nachbestellen kann, erklären wir im folgenden Ratgeber.
Das Wichtigste in Kürze:
- Privatpersonen müssen Kontoauszüge nicht zwingend aufbewahren.
- Ausnahmsweise müssen Handwerkerrechnungen jedoch 2 Jahre aufbewahrt werden.
- Unternehmen und Selbstständige müssen Bankbelege 10 Jahre aufbewahren.
- Gehen Kontoauszüge verloren, können sie bei der Bank nachbestellt werden.
Aufbewahrung von Bankbelegen
Privatpersonen sind grundsätzlich nicht dazu verpflichtet, ihre Kontoauszüge aufzubewahren. Trotzdem ist es empfehlenswert, diese einige Zeit beiseitezulegen, damit sie im Notfall schnell eingesehen werden können. Gerade wenn es um die regelmäßige Verjährungsfrist von 3 Jahren bei Alltagsgeschäften geht, können die Bankbelege hilfreich sein.
Es ist unerheblich, ob die Kontoauszüge digital oder in ausgedruckter Form vorliegen. Die Hauptsache ist, dass bestimmte durchgeführte Zahlungen wie Versicherungsbeiträge oder Miete sowie noch nicht abgelaufene Garantiefristen nachgewiesen werden können. Geht es um größere Anschaffungen wie ein Auto oder ein Haus, sollten die Belege durchaus noch länger aufbewahrt werden.
Handwerkerrechnungen
Eine Ausnahme stellen die Handwerkerrechnungen dar. Denn diese sind immer für mindestens 2 Jahre aufzubewahren, wenn die Handwerker- oder Dienstleistungsrechnungen ein Grundstück betreffen. Die Pflicht zur Aufbewahrung der Handwerkerrechnungen über einen Zeitraum von 2 Jahren resultiert aus § 14b Abs. 1 S. 5 des Umsatzsteuergesetzes. Möchte man Dienstleistungen von Gärtner:innen oder Reinigungskräften steuerlich geltend machen und absetzen, müssen die Kontoauszüge so lange aufbewahrt werden, bis der Steuerbescheid eingegangen und die Einspruchsfrist abgelaufen ist.
Weitere Gründe zur Aufbewahrung von Kontoauszügen
Die Möglichkeit, eine noch nicht beendete Verjährungsfrist nachzuweisen oder die Pflicht zur Aufbewahrung von Kontoauszügen, wenn es um Handwerkerrechnungen geht, sind nicht die einzigen Gründe, um Bankbelege aufzuheben. Vielmehr sollten sie auch dann aufbewahrt werden, wenn Rechnungen per Lastschriftverfahren bezahlt wurden. Geht es um in bar getätigte Zahlungen, gilt es, den zugehörigen Zahlungsbeleg ebenfalls aufzubewahren. Gerade wenn man Käufe im Internet tätigt, kann es vorkommen, dass einige Zeit nach dem Kauf eine Mahnung der Verkäufer:innen ankommt, obwohl die Rechnung schon lange vorher beglichen wurde. Hat man die Kontoauszüge sorgfältig aufbewahrt, ist man nun dazu in der Lage, die Zahlung nachzuweisen.
Nicht nur rechtliche Gründe spielen bei der Aufbewahrung eine Rolle, sondern auch praktische. Hat man sich das Ziel gesetzt, Geld zu sparen, kann man anhand der Kontoauszüge nachvollziehen, wohin das ausgegebene Geld geflossen ist. Durch das Analysieren der Ausgaben lassen sich unnötige Kosten minimieren.
Verbraucher:innen sollten gerade bei Grundstücksgeschäften und den dazugehörigen Bauleistungen mit der Aufbewahrung der Belege und der eigenen Buchhaltung sehr sorgfältig sein. Selbst wenn man sich in der Gewährleistungsfrist befindet, kann die Garantie nur eingeklagt werden, wenn diese durch die Klagenden nachgewiesen werden kann. Sind keine Kontoauszüge mehr vorhanden, mit denen der Nachweis gelingt, ist eine Gewährleistung unter Umständen ausgeschlossen.
Aufbewahrungspflicht für Großverdiener:innen
In manchen Situationen trifft Privatpersonen die Pflicht, Kontoauszüge über einen längeren Zeitraum aufzubewahren. Dies ist vor allem bei Personen der Fall, die zu den Besserverdienenden gehören. Ab einem Jahreseinkommen von 500.000 Euro müssen Kontoauszüge 6 Jahre lang aufbewahrt werden – auch als Privatperson. Es geht hierbei nicht nur um den Lohn, den eine Person erhält, sondern auch um Einnahmen wie Renditen aus Geldanlagen, Gewinne aus einer Verpachtung oder Vermietung und allgemein vergleichbare sonstige Einnahmen im Sinne des § 22 Einkommensteuergesetz.
Aufbewahrungspflicht für Selbstständige und Unternehmen
In vielen Bereichen werden Selbstständige und Unternehmen von anderen Regelungen getroffen, als es bei Privatpersonen der Fall ist. So verhält es sich auch mit der Aufbewahrungspflicht von Kontoauszügen. Die sogenannte Festsetzungsverjährung und die damit verbundene Aufbewahrungsfrist beträgt für Selbstständige und Unternehmen ganze 10 Jahre. Dies betrifft Inhaber:innen von Einzelunternehmen, Personenhandelsgesellschaften und Kapitalgesellschaften. Nach der gesetzlichen Regelung aus § 147 i.V.m. §§ 140 ff. AO gilt diese Aufbewahrungsfrist auch für land- und forstwirtschaftliche Betriebe, sonstige Gewerbetreibende und allgemein Selbstständige.
Digitale Bankbelege
Im Zeitalter der Digitalisierung verwalten in den meisten Fällen sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen und Selbstständige ihr Girokonto bzw. Geschäftskonto per Onlinebanking. Dadurch ist unter anderem das Einsehen von Kontoauszügen einfacher und schneller möglich. Oftmals bieten die Banken daher auch nur noch die digitale Bereitstellung dieser Dokumente an.
Während man vor einiger Zeit die Kontoauszüge entweder selbst am Automaten gezogen oder die Bank die bereits ausgedruckten Belege auf dem Postweg versendet hat, bekommt man heute meist nur noch eine E-Mail mit der Information, dass die Kontoauszüge für den jeweiligen Monat nun zur Verfügung stehen. Infolgedessen ist es möglich, die Bankauszüge digital abzuspeichern und diese im Notfall sofort griffbereit zu haben. Seit 2014 sind elektronische Kontoauszüge rechtlich anerkannt und dazu geeignet, Geldbewegungen und Einkünfte nachzuweisen. Man muss sie also nicht unbedingt ausdrucken.
Die elektronische Form ist somit zwar zulässig, aber die Auszüge sollten heruntergeladen werden, um den Anforderungen des Gesetzgebers zu genügen. Das Dateiformat ist nicht vorgeschrieben – es reicht demnach schon ein einfaches PDF aus.
Kontoauszüge nachbestellen
Natürlich ist es nicht ausgeschlossen, dass Unterlagen wie Bankbelege im Alltag verloren gehen. Benötigt man bestimmte Kontoauszüge, die nicht mehr auffindbar sind, kann man diese ganz einfach bei seiner Bank nachbestellen. Von Bank zu Bank unterscheiden sich die Gebühren dafür. In manchen Fällen ist die Nachbestellung sogar kostenlos. Auch die Banken bewahren die Kontoauszüge ihrer Kund:innen bis zu 10 Jahre auf.
Fazit
Privatpersonen sind also dem Grunde nach nicht von der Aufbewahrungspflicht in Bezug auf Kontoauszüge betroffen. Nur wenn es um Handwerkerrechnungen geht, sind sie verpflichtet, die Belege 2 Jahre lang aufzubewahren. Dennoch kann es nützlich sein, Kontoauszüge auch ohne Pflicht aufzubewahren. Unternehmen und Selbstständige jedoch müssen die Bankbelege ihrer Konten für 10 Jahre aufbewahren. Die Belege können in elektronischer Form abgespeichert werden, sollten aber im eigenen Buchungssystem und nicht im elektronischen Postfach der Bank abgelegt werden. Kommt es zum Verlust von wichtigen Kontoauszügen, können diese innerhalb der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist der Banken nachbestellt werden.
FAQ: Fragen und Antworten zu Bankbelegen
Müssen Privatpersonen ihre Kontoauszüge aufbewahren?
Grundsätzlich müssen sie dies nicht. Anderes gilt nur für Handwerkerrechnungen – hier müssen die betreffenden Belege für 2 Jahre aufbewahrt werden.
Wie lange empfiehlt es sich, Bankbelege aufzubewahren?
In den meisten Fällen sollten sie 3 Jahre lang aufgehoben werden. Dies hängt mit der gesetzlichen regelmäßigen Verjährungsfrist von 3 Jahren zusammen.
Wie kann man verlorene Kontoauszüge erneut bestellen?
Bei der Kontaktaufnahme mit der Bank gibt man an, welche Kontoauszüge für welchen Zeitraum benötigt werden, woraufhin die Bank diese Auszüge noch einmal zusendet. Je nachdem erhält man diese entweder auf elektronischem Wege oder per Post.
