Bankbelege

Feda Mecan
| Anzahl Artikel: 362
Geschäftsführer und Investment-Experte Letzte Überarbeitung am 19. September 2022
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Alle Kontoinhaber:innen kennen die Bankbelege oder anders genannt Kontoauszüge. Früher musste man sich immer zu einem Automaten seiner Bank begeben, um dort die Kontoauszüge ziehen zu können. Wartete man zum Beispiel auf eine Überweisung, ließ sich der Geldeingang mit Hilfe des Kontoauszuges feststellen. Heutzutage öffnet man in den meisten Fällen einfach seine Banking-App und sieht sich seinen Kontostand und die dazugehörigen Kontobewegungen direkt in der App an. Warum es manchmal wichtig ist diese Bankbelege aufzubewahren, wen eine Aufbewahrungspflicht trifft und ob man Kontoauszüge beispielsweise nachbestellen kann, erklären wir im Folgenden Ratgeber.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Privatpersonen müssen Kontoauszüge nicht zwingend aufbewahren.
  • Ausnahmsweise müssen Handwerkerrechnungen zwei Jahre von Privatpersonen aufbewahrt werden
  • Unternehmen und Selbstständige müssen Bankbelege zehn Jahre aufbewahren.
  • Gehen Kontoauszüge verloren, können sie bei der Bank nachbestellt werden.

Aufbewahrung von Bankbelegen

Privatpersonen sind grundsätzlich nicht dazu verpflichtet, einen Kontoauszug aufzubewahren. Trotzdem ist es empfehlenswert diese einige Zeit zur Seite zu legen, damit sie im Notfall schnell eingesehen werden können. Gerade wenn es um die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren bei Alltagsgeschäften geht, können die Bankbelege hilfreich sein.

Hinweis Die regelmäßige Verjährungsfrist folgt aus § 195 BGB. In manchen Fällen kann die Verjährungsfrist höher oder niedriger sein.

Es ist unerheblich, ob die Kontoauszüge digital oder in ausgedruckter Form vorliegen. Die Hauptsache ist, dass bestimmte durchgeführte Zahlungen, wie der Versicherungsbeitrag, die Miete oder eine noch nicht abgelaufene Garantiefrist, nachgewiesen werden können. Geht es um größere Anschaffungen, wie um ein Auto oder ein Haus, sollten die Belege durchaus noch länger aufbewahrt werden.

Handwerkerrechnungen

Eine Ausnahme stellen die Handwerkerrechnungen dar. Denn Handwerkerrechnungen sind immer mindestens für zwei Jahre aufzubewahren, wenn die Handwerker- oder Dienstleistungsrechnungen ein Grundstück betreffen. Die Pflicht zur Aufbewahrung der Handwerkerrechnungen über einen Zeitraum von zwei Jahren resultiert aus § 14b Abs. 1 S. 5 des Umsatzsteuergesetzes. Möchte man Dienstleistungen von Gärtner:innen oder Reinigungskräften steuerlich geltend machen und absetzen, müssen die Kontoauszüge so lange aufbewahrt werden, bis der Steuerbescheid eingegangen und die Einspruchsfrist abgelaufen ist.

Weitere Gründe zur Aufbewahrung von Kontoauszügen

Die Möglichkeit, die noch nicht beendete Verjährungsfrist nachzuweisen oder die Pflicht zur Aufbewahrung von Kontoauszügen, wenn es um Handwerkerrechnungen geht, sind nicht die einzigen Gründe, um Auszüge vom Konto aufzubewahren. Vielmehr sollten sie auch dann aufbewahrt werden, wenn Rechnungen per Lastschriftverfahren bezahlt wurden. Geht es um in bar getätigte Zahlungen, gilt es den Zahlungsbeleg davon ebenfalls aufzubewahren. Gerade wenn man im Internet Käufe tätigt, kann es vorkommen, dass einige Zeit nach dem Kauf eine Mahnung der Verkäufer:innen bei einem ankommt, obwohl die Rechnung schon lange vorher beglichen wurde. Hat man die Kontoauszüge sorgfältig aufbewahrt, ist man nun dazu in der Lage die Zahlung nachzuweisen.

Tipp Eine sorgfältige Aufbewahrung ist das A und O für die Buchhaltung. Papierauszüge sollten sauber in einem Ordner abgeheftet und eventuell sogar noch nach Jahr und Monat sortiert werden. Elektronische Auszüge hingegen sind am besten herunterzuladen und in einem nach Jahren und Monaten sortierten Ordner abzulegen. Manchmal empfiehlt sich ein Abspeichern auf einem externen Gerät, sodass der Ordner bei einem Absturz des Computers sicher gespeichert ist.

Nicht nur rechtliche Gründe spielen bei der Aufbewahrung eine Rolle, sondern auch praktische. Hat man sich das Ziel gesetzt Geld zu sparen, kann man anhand der Kontoauszüge nachvollziehen, wohin das ausgegebene Geld geflossen ist. Durch das Analysieren der Ausgaben lassen sich unnötige Ausgaben minimieren und somit sind Einsparungen möglich. Verbraucher:innen sollten gerade bei Grundstücksgeschäften und den dazugehörigen Bauleistungen mit der Aufbewahrung und der eigenen Buchhaltung aufpassen. Selbst wenn man sich in der Gewährleistungsfrist befindet, kann die Gewährleistung nur eingeklagt werden, wenn diese durch die Klagenden nachgewiesen werden kann. Sind keine Kontoauszüge mehr vorhanden, mit denen der Nachweis gelingt, ist eine Gewährleistung unter Umständen ausgeschlossen.

Aufbewahrungspflicht für Großverdiener

In manchen Situationen trifft Privatpersonen die Pflicht Kontoauszüge über einen längeren Zeitraum aufzubewahren. Das ist vor allem bei den Menschen der Fall, die zu den Besserverdienenden gehören. Ab einem Jahreseinkommen von 500.000 Euro im Jahr müssen die Kontoauszüge sechs Jahre aufbewahrt werden – und das auch als Privatperson. Es geht hierbei nicht nur um den Lohn, den eine Person erhält, sondern eben auch um Einnahmen wie Renditen aus Geldanlagen, Gewinne aus der Verpachtung oder der Vermietung und allgemein vergleichbare sonstige Einnahmen im Sinne des § 22 Einkommensteuergesetz.

Aufbewahrungspflicht für Selbstständige und Unternehmen

In vielen Bereichen werden Selbstständige und Unternehmen von anderen Regelungen getroffen, als es bei Privatpersonen der Fall ist. So verhält es sich auch mit der Aufbewahrungspflicht von Kontoauszügen. Die sogenannte Festsetzungsverjährung und damit die Aufbewahrungsfrist beträgt für Selbstständige und Unternehmen ganze zehn Jahre. Betroffen sind von der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist demnach Inhaber von Einzelunternehmen, Personenhandelsgesellschaften und Kapitalgesellschaften. Nach der gesetzlichen Regelung aus § 147 i.V.m. §§ 140 ff. AO sind allerdings auch land- und forstwirtschaftliche Betriebe, sonstige Gewerbetreibende und allgemein Selbstständige von diese Aufbewahrungsfrist betroffen.

Digitale Bankbelege

In den meisten Fällen sind sowohl Privatpersonen, als auch Unternehmen und Selbstständige soweit, dass sie das Online-Banking ihrer Bank benutzen, bei der sie das Girokonto oder Geschäftskonto haben. Denn durch das Online-Banking wird nicht nur das Einsehen der Beträge auf dem Bestandskonto, sondern auch das Einsehen von Kontoauszügen schneller und einfacher. Oftmals bieten die Banken deshalb nur noch an, dass die Kontoauszüge und Belege vom Bankkonto digital bereitgestellt werden. In einem Zeitalter der Digitalisierung ist das nicht mehr groß verwunderlich.

Während man vor einiger Zeit noch die Kontoauszüge entweder selber gezogen hat oder während einem die Bank die bereits ausgedruckten Kontoauszüge auf dem Postweg zugeschickt hat, bekommt man meistens nur noch eine E-Mail, in der steht, dass die Kontoauszüge für den jeweiligen Monat nun zur Verfügung stehen. Dann ist man dazu in der Lage, den Bankauszug digital abzuspeichern und hat diesen im Notfall sofort griffbereit. Seit 2014 sind elektronische Kontoauszüge rechtlich anerkannt und sie sind dazu geeignet die Geldbewegungen und Einkünfte nachzuweisen. Man muss sie also nicht unbedingt ausdrucken.

Hinweis Das elektronische Postfach der Bank ist nicht zur dauerhaften Archivlösung gedacht. Es ist notwendig, dass Kontoauszüge heruntergeladen und im Buchungssystem aufbewahrt werden.

Die elektronische Form ist somit zwar zulässig, aber die Auszüge sollten heruntergeladen werden, um den Anforderungen des Gesetzgebers zu genügen. Das Dateiformat ist nicht vorgeschrieben. Es reicht demnach schon ein einfaches PDF aus.

Kontoauszüge nachbestellen

Im alltäglichen Leben ist es natürlich nicht ausgeschlossen, dass Unterlagen wie Kontoauszüge verloren gehen. Benötigt man bestimmte Auszüge, die nicht mehr auffindbar sind, kann man die Kontoauszüge ganz einfach bei seiner Bank nachbestellen. Von Bank zu Bank unterscheiden sich die Gebühren dafür etwas. In manchen Fällen ist die Nachbestellung sogar kostenlos. Auch die Banken bewahren die Kontoauszüge ihrer Kund:innen bis zu zehn Jahre auf.

Fazit

Privatpersonen sind also dem Grunde nach nicht von der Aufbewahrungspflicht in Bezug auf Kontoauszüge betroffen. Nur wenn es um Handwerkerrechnungen geht, sind sie verpflichtet die Belege zwei Jahre aufzubewahren. Dennoch kann es nützlich sein, diese Kontoauszüge ohne Pflicht aufzubewahren. Unternehmen und Selbstständige jedoch müssen die Bankbelege ihrer Bankkonten bis zu zehn Jahre aufbewahren. Die Bankbelege können in elektronischer Form abgespeichert werden, sollen aber wenn möglich, im eigenen Buchungssystem und nicht im elektronischen Postfach der Bank abgespeichert werden. Kommt es zum Verlust von wichtigen Kontoauszügen, können diese innerhalb der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist der Bank nachbestellt werden.

FAQ: Fragen und Antworten zu Bankbelegen

Müssen Privatpersonen ihre Kontoauszüge aufbewahren?

Grundsätzlich müssen sie dies nicht. Etwas anderes gilt nur bei Handwerkerrechnungen. Hier müssen die Auszüge zwei Jahre aufbewahrt werden.

Wie lange empfiehlt es sich Bankbelege aufzubewahren?

In den meisten Fällen sollten sie drei Jahre aufbewahrt werden. Dies hängt mit der gesetzlichen regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren zusammen.

Wie kann man verlorene Kontoauszüge erneut bestellen?

Bei der Kontaktaufnahme mit seiner Bank gibt man an, welche Kontoauszüge für welchen Zeitraum man benötigt und die Bank schickt einem diese Auszüge noch einmal zu. Je nachdem erhält man diese entweder auf elektronischem Wege oder auf dem Postweg.

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Feda Mecan

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Ich investiere seit mehreren Jahren in internationale Start-ups und habe 2015 OnlineBanken.com gegründet, um ein transparentes und unabhängiges Finanzportal in Deutschland zu etablieren.